馬上掌握訣竅!日文商務電子郵件的撰寫及發送方式、常見錯誤

如果你即將到日本工作,以下內容將讓你學會該如何撰寫日文商務電子郵件。除了馬上就能派上用場的範例外,也網羅了其它注意事項和常犯錯誤。

一定要先記得!七大基本原則

日本有其獨特的商務電子郵件原則,發送前必須多加留意禮節,以免讓對方感到不快。要是一個不小心,說不定開頭第一句話就會惹對方不悅,甚至失去工作上的信任。以下就為各位介紹七大基本原則。

1)標題:簡明扼要地傳達正文的內容

建議將標題控制在20字以內,讓對方一眼就能看出信件所為何來。標題要是太長,後面的部分可能會無法顯示。

商務人士每天要處理的電子郵件高達數十、數百封,所以切記標題要一目瞭然,讓對方不必點開就能知道內容。這樣一來,收信人就能合理決定電子郵件的處理順序,同時也能迅速掌握內容。
舉例來說,像是
「○○社の件」
「研修の件について」

這種標題,不點開根本就無法掌握其內容。

建議最好修改成
「〇〇社 見積もり確認依頼」
「ビジネスメール研修(10/15)実施のお知らせ」

等標題,讓對方不必點開就能掌握內容。
此外,如果是重要通知的話,也可以考慮在標題加上【重要】【要返信】等,藉此和其它電子郵件做區別(切記不可濫用)。

 

2)收件人:正確使用TO、CC、BCC

無論是TO、CC或BCC,都會將同一封電子郵件同時向不同對象發送,在設定收件人時必須先了解其意義。

To:承辦人、直接進行交涉的主要對象。
至於CC、BCC,則是希望其可以掌握電子郵件內容的對象。
CC(Carbon Copy):所有收件人都看得到其他人的電子郵件地址。
BCC(Blind Carbon Copy):收件人看不到自己以外的電子郵件地址、姓名等。

如果對方只跟你之間有所往來,彼此之間並不認識的話,這時如果用CC的方式發送,有可能會造成資訊外流的情形,所以必須多加留意。舉例來說,不小心用CC的方式向所有客戶發送電子郵件等,就是一種很常見的失誤。如果不曉得該用CC還是BCC發送才好,記得先跟其他人商量一下。

 

3)收件人:最好加上姓名以外的稱謂

【收件人為個人時】
建議依序列出對方的「公司名稱、部署名稱、姓名」。
株式会社○○
△△部
部長 山田 太郎 様

對方有職稱的話請加在姓名前面,如果能列出全名則更有禮貌,不曉得名字的話可以只列姓氏。姓名後頭切記要加上「様」。「様」是日文中的尊稱,用來向第三人表達尊敬之意。不過「様」不可加在職稱後方,例如「部長様」等。

【同時向多人發送時】
○○会社
△△部各位

不必列出所有人的姓名,只需標示「各位」即可。「各位」本身就是敬稱,不必再加上「様」。

【收件人為團體時】
收件人是沒有個人姓名的團體時如下。
○○会社
△△部御中

「御中」所代表的意義,和收件人是個人時使用的「様」相同。「御中」不可使用在個人身上。

如果弄錯對方的公司名稱或姓名,那可是非常失禮的。另外選錯字也是常見的失誤,切記一定要再三確認。

 

4)正文開頭:記得要先問候對方

日文中的問候語會隨著公司內外與情況而不同,最好能先準備好各種問候語。在進入正文的重要內容前,記得在開頭的問候語後先寫上「自己的公司名稱」和「姓名」。

【公司外部】
:いつもお世話になっております。
:日頃よりご愛顧賜りありがとうございます。
:(早速の)ご連絡ありがとうございます。(回覆時)
:先日は貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。(拜訪之後等)
:大変ご無沙汰しております。(許久未聯絡時)
:ご不在でしたので、メールにてご連絡させていただきます。(打電話對方不在等時)
:何度も申し訳ございません。/度々失礼いたします。(當天多次聯絡時)
:お世話になります。/初めてご連絡させていただきます。/突然のご連絡失礼いたします。(第一次向對方發送電子郵件)
:先日はご迷惑をおかけいたしまして大変申し訳ございませんでした。(致歉)

【公司內部】
:お疲れ様です。(互道辛勞時)
*「お疲れ様」僅限公司內部使用。如果對公司外部的人使用會相當失禮。
*「ご苦労様」是對下屬使用的說法,最好避免使用。

 

5)正文:內容切記簡明

根據「商務電子郵件實際情況調查2015」的調查結果,最讓人感到不悅的電子郵件特徵第1名是「內容模糊不清」。另外像是「排版雜亂」、「資訊不足」等內容讓人雖以理解的情形,排名也相當前面。文體失禮、錯漏字等,也是排名前10的不滿項目。
除了標題外,正文也一定要清楚傳達想告知對方的內容才行。而且除了內容外,在排版上也必須多加留意。建議你在撰寫電子郵件的時候,參考下列注意事項,以免因為排版雜亂而造成對方不悅。

1. 一封電子郵件只處理一個案件(塞進過多內容容易搞混或弄錯)
2. 活用框線和條列,保持適當行距。
3. 回答對方的詢問等時,引用前文說明。
4. 有事委託對方時,要明確告知期限。
5. 明確告知案件的承辦人是誰(希望請誰處理該工作,或是自己公司的承辦人是誰等)
6. 寫完後別忘了確認整體排版是否有問題,除了內容外,也要確認看起來是否清爽整齊。

 

6)結尾:運用問候語給對方好印象

「よろしくお願いいたします」是最簡潔常見的結尾。以此收尾雖然沒什麼問題,但要是不斷與對方聯絡,每次卻都用同一句收尾,總是會讓人覺得少了點什麼。以下就為各位介紹幾個不同情況下的結尾問候語。

【一般結尾】
・(どうぞ)よろしくお願いいたします。
・引き続きよろしくお願いいたします。
・よろしくお願い申し上げます。(更有禮貌的說法)

【與對方的交涉告一段落時】
・今後ともご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。
・今後とも変わらぬお引き立てのほどお願い申し上げます。

【請對方回覆時】
・ご検討のほどよろしくお願いします。
・ご確認のほどよろしくお願いいたします。

【致謝】
・誠にありがとうございました。
・心より感謝申し上げます。

【道歉】
・心よりお詫び申し上げます。
・ご期待に沿えず申し訳ございませんでした。

【回絕】
・またの機会がございましたら、どうぞよろしくお願いいたします。
・ご期待に沿えず恐縮ですが、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

 

7)署名:告知自己完整的聯絡方式

・公司名稱 部署名稱
・姓名(英文名)
・郵遞區號、住址
・電話號碼/傳真號碼
・電子郵件 網址
・部分業種應一併寫下公休日、非營業日

*********************************************
○○会社 □□部 田中 二郎(TANAKA JIRO)
〒×××-××
東京都千代田区△△ビル5F
電話 03-×××-××× / FAX 03-×××-×××
メール TANAKA JIRO@××.co.jp
**********************************************

↑以符號隔開,讓對方一目瞭然。

 

給對方好印象、搏得信賴的電子郵件寫法

1)敬語

電子郵件難以表達情緒,通常會使用較有禮貌的用詞。商務電子郵件基本上會使用敬語,有別於口語和私底下的電子郵件。尊敬語和謙讓語是敬語中常被搞混的項目,千萬不要用錯。尊敬語是用來向做動作的人表達敬意。謙讓語則是向動作的接受方表達敬意。要是不小心弄錯,對方可能會覺得被瞧不起,所以使用上一定要特別小心。以下就舉幾個常見的例子。

要向公司外部的人,轉達自己上司A的意見時,應該要使用謙讓語。
「Aが○○と申しております。」是正確的說法。
因為即使是自己的上司,地位還是比公司外部的人低,所以不可以用「Aがおっしゃっている」的說法。
但如果是公司內部的電子郵件,由於上司A的地位比你高,這時應該用「Aがおっしゃっている」的說法。

2)季節問候語

日文中所謂的季節問候語,指的是在正文開頭放入季節或月份氣候等的問候語,是撰寫謝函或正式文章時所使用的信件格式。以電子郵件撰寫正式文章時,有時候也會使用季節問候語。季節問候語有其固定寫法,只要選擇適當的月份引用即可。由於各地區的季節會有所不同,所以該用什麼季節問候語並沒有正確答案,你也可以把自己的感覺寫入文中,例如「已經來到櫻花美麗的季節」等。

▼參考網站
信件寫法大辭典-季節問候語:https://www.letter110.net/zikounoaisatsu/
電子郵件範例.com:https://mail-reibun.com/kisetsu/

3)慰勞對方的用語

簡明扼要地傳達重點,是撰寫商務電子郵件時的基本。不過能否在其中放入體貼對方的問候,在日本可說是為了成功踏入社會的重要能力之一。如果能站在對方的立場,在信中放入慰勞對方的用語,那可是再好不過了。有時候只是不經意的一句話,就能為雙方之間建立良好的關係。

【例:提出要求時】
・お忙しいところ申し訳ございませんが
・ご多忙の中とは存じますが
・ご不明点がありましたら、お気軽にご質問下さいませ。
【例:表達感謝之意】
・早速お返事をいただき、どうもありがとうございました。
・行き届いたお心配りに感謝いたします。
・お忙しいと思いますが、お体にお気を付け下さい。

 

千萬不要這樣寫!商務電子郵件NG範例

要是在商務電子郵件中用錯敬語或是選字錯誤,可是會讓對方感到不悅的。為了避免這種情形,以下就舉幾個常見的錯誤。

【電子郵件中的稱謂】
・要稱自己的公司為「弊社」,稱對方的公司為「貴社」「御社」
・對於自己公司的人要省略稱謂,對於對方公司的人則要加上「様」
 (向公司內部發送的電子郵件,則可以使用「さん」

【如何避免犯錯】
・不要搞錯尊敬語和謙讓語(用錯的話看起來會像是瞧不起對方)
・不要頻繁發送(避免一再催促對方回覆)
・避免使用太過裝熟的寫法。也不可以使用♪(^^♪等表情符號。
・即使是和同一個人聯絡,開頭還是要寫上「お世話になっております。/度々すみません●●会社の●●です。」,結尾一定要放「よろしくお願い致します」
・不要在凌晨或深夜發送(考量到一般公司的營業時間,建議可以在8:30〜19:00之間發送)
・內容避免太長或太短
・信件往來時,為了避免標題都是「Re:」,記得要適時修改標題
・要表達憤怒時,盡可能透過電話聯絡(電子郵件會給人比較兇的印象)
・避免換行太多,或完全不換行(讓文章的排版比較好讀)
・小心錯漏字和選字錯誤(尤其是公司名稱、姓名、商品名稱等)
・避免使用過多平假名,造成文章難以閱讀

<一般而言會使用平假名的詞彙>
・ありがとうございます/こんにちは/こんばんは
・よろしくお願いします。(×宜しくお願いします)

<漢字、平假名皆可>
「様」 和 「さま」
如果是商務電子郵件,建議用「様」比較好。「さま」雖然也不算錯,但建議在比較熟之後使用。

▼參考網站
https://www.mine-3m.com/mine/news/image?news_id=15852
https://andspace.net/blog/writing170902/
https://jinzaii.or.jp/4012

剪下貼上即可!各種情況下的商務電子郵件範例

接下來就按照以上的建議,試著寫一封商務電子郵件吧。以下的範例將依照各種不同的情形,列出 5)正文 的部分,不包含標題、收件人和署名。你可以自行改寫內容運用。

【推銷(產品或服務的提案)】
平素は弊社商品「○○」をご利用いただき誠にありがとうございます。

〇月〇日より新商品「○○」の発売が開始されます。
なにとぞご検討のほどよろしくお願いいたします。
なお、ご注文は田中までご連絡ください。お見積もりを作成させていただきます。

何かご不明な点がございましたらお気軽にお問合せください。

【委託估價】
先日は新商品のご提案ありがとうございました。

早速ですが田中様よりご提案いただきました新商品「○○」の導入を検討しております。
つきましては以下の内容で見積書作成をお願いいたします。

見積商品
 1.新商品「〇〇」×100セット
 2.支払方法
 3.受け取り場所 弊社○○支店
見積書を参考に弊社にて予算調整等行うため〇月〇日までにいただけますと大変助かります。勝手を申し上げて恐縮ですが、ご検討よろしくお願いいたします。

【拜訪、視訊會議後】
お世話になっております。株式会社○○ 田中 次郎です。
本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。

○○様から頂きましたご要望、ご質問について弊社にて検討の上、
来週●曜日(●日)までに回答させていただきます。

なお、ご不明な点等ございましたらご連絡ください。
引き続きよろしくお願いいたします。

【要求確認文件】(公司內部)
お疲れ様です。○○部 △△です。

新商品○○ 販売戦略企画書が完成いたしましたのでファイルを添付します。
ご確認お願いいたします。
お忙しいところ申し訳ございませんが、
〇月〇日の会議資料となりますので修正、変更点は
〇日午前中までにご返信いただきますようよろしくお願い申し上げます。

【會議聯絡】(公司內部)
お疲れ様です。○○部田中です。

新商品○○ 販売戦略会議についてご連絡します。

日時 2020年〇月〇日(〇)13:00~15:00
会場 会議室A
資料 添付ファイル

出欠連絡 〇月〇日(〇) 18:00まで(○○部田中に お願いします。)

新商品の営業活動の方針を検討する重要な会議となりますので、各自スケジュール調整を お願いいたします。

總結

對於在日本工作的人而言,如何避免損及彼此的工作情緒,可說是十分重要的一種禮節。希望你可以參考這篇文章,在發送電子郵件時遵守日本商場的原則,讓商務電子郵件成為你順利推動工作的利器。但要是覺得自己沒把握,或是擔心敬語是否用錯等情形時,建議你還是鼓起勇氣,向公司裡的日本人請教吧。

 

本文資訊均以公開時為準。