Cẩm nang hướng dẫn cách viết & trao đổi email công việc bằng tiếng Nhật

Bài viết này như một cuốn cẩm nang chia sẻ những cách viết email công việc (business email) bằng tiếng Nhật dành cho những ai đang chuẩn bị làm việc tại Nhật Bản, bao gồm những ví dụ cụ thể mà bạn có thể áp dụng ngay, những điều lưu ý và nên tránh khi viết mail.

email

7 quy tắc cơ bản khi viết mail

Nhật Bản có quy tắc viết mail trao đổi công việc riêng mà bạn cần biết để tránh không làm phật lòng đối phương. Nếu bạn không chăm chút cho lá thư của mình thì có thể khiến cho người đọc cảm thấy khó chịu ngay từ câu đầu tiên, và điều đó có thể dẫn đến những hệ lụy như mất uy tín trong công việc. Vậy đâu là những điều bạn cần biết khi viết mail trao đổi công việc với người Nhật? Cùng tìm hiểu 7 quy tắc dưới đây nhé:

mail trao đổi công việc bằng tiếng Nhật
mail trao đổi công việc (bản dịch tiếng Việt)

1) Tiêu đề: truyền đạt một cách ngắn gọn và dễ hiểu nội dung thư

Bạn hãy tóm tắt tiêu đề thư trong khoảng 20 chữ, để người đọc có thể hiểu ngay nội dung bạn muốn truyền đạt. Tiêu đề thư quá dài có thể sẽ bị cắt mất đoạn cuối khi gửi.

Trong công việc, nhiều người có thể nhận và xử lý vài chục đến vài trăm email mỗi ngày. Do đó, bạn hãy chọn tiêu đề sao cho người nhận không cần mở thư mà vẫn hiểu nội dung. Bằng cách đó, người nhận sẽ gắn mức độ ưu tiên để xử lí cho phù hợp, cũng như có thể nhanh chóng hiểu nội dung trong thư.
Ví dụ như:
“Về việc ○○ của Công ty ○○”
“Về việc đào tạo ○○”

là những cách viết tiêu đề bạn nên tránh vì người Nhật sẽ không thể hiểu nội dung nếu không mở thư.

Còn nếu bạn viết là:
“Yêu cầu xác nhận báo giá / Công ty ○○”
“Thông báo tổ chức buổi đào tạo cách viết email công việc (ngày 15/10)”
thì khi đó, người nhận có thể nắm bắt được nội dung mà không cần mở thư.
Ngoài ra, đối với các thư quan trọng, bạn có thể phân biệt với các thư khác bằng cách thêm vào tiêu đề thư những từ như “[Quan trọng]” “[Yêu cầu phản hồi]”,…

2) Địa chỉ gửi: phân biệt cách sử dụng TO, CC, BCC

Cùng một thư có thể gửi đồng thời cho nhiều người, do đó bạn cần hiểu ý nghĩa của việc chọn nơi gửi đến.

TO: người phụ trách, người chịu trách nhiệm xử lý chính
CC, BCC: người bạn muốn gửi để họ nắm được thông tin
CC (Carbon Copy): có thể nhìn thấy địa chỉ mail của tất cả người nhận
BCC (Blind Carbon Copy): không thể nhìn thấy địa chỉ mail và tên của những người nhận khác.
Trường hợp người nhận có quen biết với bạn nhưng giữa những người nhận lại không có mối liên hệ nào với nhau, nếu bạn gửi CC thì có thể dẫn đến việc lộ thông tin. Sai lầm phổ biến nhất mà nhiều người hay mắc phải là gửi CC đồng loạt cho toàn bộ khách hàng. Vậy nên trước khi quyết định gửi mail bạn nên cân nhắc kỹ xem là gửi CC hay BCC.

3) Tên người nhận: nên ghi các thông tin khác ngoài tên (trường hợp gửi đến cá nhân)
Ghi lần lượt theo thứ tự “tên công ty, tên bộ phận, họ tên” của người nhận
株式会社○○ (Công ty cổ phần ○○)
△△部 (Bộ phận △△)
部長 山田 太郎 様 (Trưởng phòng Yamada Taro sama)

Nếu người nhận có chức danh, bạn nên thêm chức danh vào trước tên sẽ tạo ấn tượng lịch sự hơn là chỉ ghi mỗi tên. Trường hợp bạn không biết chắc chắn thì có thể chỉ ghi tên. Sau phần tên, bạn bắt buộc phải thêm “sama”. Đây là cách gọi trang trọng thể hiện sự tôn trọng với người thứ 3. Nhưng bạn không được viết “sama” đằng sau chức danh kiểu như “Bucho-sama”.

Nếu bạn gửi đồng loạt cho nhiều người thì cách viết sẽ như sau.
○○会社 (Công ty ○○)
△△部各位 (Quý vị thuộc Ban △△)

Bạn không cần liệt kê tên của tất cả mọi người, mà có thể thay bằng chữ “kakui 各位 (Quý vị)”. Kakui có nghĩa tương đương với Minasama-kata (皆様方), nên không cần thêm “sama” ở phía sau.

Trường hợp gửi đến một tổ chức đoàn thể
Khi bạn gửi thư cho một tổ chức đoàn thể, chứ không phải tên cá nhân thì cách gửi như sau.
○○会社 (Công ty ○○)
△△部御中 (Quý ban △△)

“Onchu” có nghĩa tương đương với “sama” khi gửi cho cá nhân. Cách này không sử dụng khi gửi cho cá nhân.

Việc nhầm lẫn hoặc sai tên công ty, tên người nhận là điều vô cùng thất lễ. Vậy nên bạn đừng quên kiểm tra lại cả việc chuyển đổi tên sang chữ kanji xem đã chính xác chưa trước khi ấn nút gửi nhé.

4) Lời chào đầu thư: thường được bắt đầu một cách lịch sự bằng câu chào, tùy từng tình huống bạn viết cho người trong hay ngoài công ty mà nội dung sẽ khác nhau. Trước khi bắt đầu nội dung chính, sau câu mở đầu là phần giới thiệu danh tính gồm “tên công ty” và “tên của bạn”.

[Gửi cho người ngoài công ty]
いつもお世話になっております。Itsumo osewa ni natte orimasu (Cám ơn anh/chị đã luôn giúp đỡ chúng tôi)

日頃よりご愛顧賜りありがとうございます。Higoro yori go aikotamawari arigatou gozaimasu (Cám ơn anh/chị đã luôn dành sự ưu ái cho chúng tôi)

(早速の)ご連絡ありがとうございます。(sassoku no) Gorenraku arigatou gozaimasu (Cảm ơn anh/chị đã liên lạc sớm) (sử dụng khi trả lời thư)

先日は貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。Senjitsu wa kichona o jikan o itadaki makotoni arigatou gozaimashita. (Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian quý báu ngày hôm trước để gặp tôi) (Sử dụng sau khi đến thăm ai đó)

大変ご無沙汰しております。Taihen gobusatashite orimasu. (Lâu quá rồi không gặp anh/chị) (Dùng khi lâu ngày không liên lạc)

・ご不在でしたので、メールにてご連絡させていただきます。Go fuzai deshitanode, meru nite go renraku sasete itadakimasu. (Vì anh/chị đi vắng nên tôi xin phép gửi thư liên lạc) (dùng khi gọi điện nhưng đối phương đi vắng)

何度も申し訳ございません。/度々失礼いたします。Nando mo moshiwake gozaimasen. / Tabitabi shitsurei itashimasu. (Tôi xin lỗi vì cứ làm phiền nhiều lần) (sử dụng khi liên lạc nhiều lần trong ngày)

お世話になります。/初めてご連絡させていただきます。/突然のご連絡失礼いたします。Osewaninarimasu. / Hajimete go renraku sasete itadakimasu. / Totsuzen no go renraku shitsurei itashimasu. (Cảm ơn anh/chị đã luôn giúp đỡ chúng tôi/ Đây là lần đầu tiên tôi liên lạc cho anh/chị/ Xin lỗi vì sự liên lạc đột xuất này.) (Sử dụng khi gửi thư cho đối phương lần đầu)

先日はご迷惑をおかけいたしまして大変申し訳ございませんでした。Senjitsu wa gomeiwaku o okakeitashimashite taihen moshiwake gozaimasen deshita. (Tôi rất xin lỗi vì đã làm phiền anh/chị ngày hôm trước) (dùng khi muốn xin lỗi)

[Gửi trong nội bộ công ty]
お疲れ様です。Otsukaresamadesu. (Anh/chị vất vả quá rồi) (là lời nói động viên, khích lệ nhau làm việc)
※ “Otsukaresama” là cách nói chỉ dùng trong nội bộ công ty. Sử dụng lối nói này với đối tác bên ngoài sẽ bị coi là thiếu tôn trọng đối phương do đó không nên sử dụng.
※ “Gokuro-sama” (ご苦労様) là cách nói dùng cho cấp dưới, nên tốt nhất bạn không nên sử dụng.

5) Nội dung chính: lưu ý nên viết đơn giản, ngắn gọn

Theo Khảo sát về thực trạng mail công việc năm 2015, email khiến người đọc cảm thấy khó chịu nhất là câu văn không rõ ràng. Tiếp đến là những email có nội dung khó hiểu, khó đọc, thiếu thông tin,… Bên cạnh đó, lời văn thô lỗ, sai lỗi chính tả,… cũng nằm trong TOP 10 những điều mọi người cảm thấy không hài lòng về mail công việc.
Không chỉ tiêu đề mail, mà trong nội dung của mail bạn cũng phải thể hiện rõ được điều bạn muốn truyền đạt. Ngoài nội dung, hình thức thể hiện mail cũng vô cùng quan trọng. Cách sắp xếp câu văn khó đọc sẽ khiến đối phương cảm thấy không thoải mái. Dưới đây là những điều bạn nên tham khảo trước khi viết mail.

1. 1 mail chỉ cần 1 tiêu đề (việc nhồi nhét nội dung khiến nó trở nên lộn xộn, sai sót…)
2. Sử dụng hợp lý các biểu tượng và dấu đầu dòng, khoảng cách giữa các dòng
3. Sử dụng tính năng trích dẫn đối với câu hỏi của đối phương
4. Trường hợp có yêu cầu, nhờ vả trong thư thì phải thông báo chính xác thời hạn
5. Truyền đạt chính xác người phụ trách công việc (muốn làm việc đó với ai, người phụ trách ở công ty là ai…)
6. Sau khi viết xong, bạn cần kiểm tra lại bố cục xem đã ổn chưa. Nội dung mail là điều quan trọng nhưng mail được trình bày rõ ràng, mạch lạc cũng sẽ gây thiện cảm hơn cho người đọc nên bạn cũng cần chú ý điều này.

6) Kết mail: Tạo một cái kết ấn tượng bằng câu chào

Câu nói kết thúc ngắn gọn và phổ biến nhất là よろしくお願いいたします (yoroshiku onegaishima) (Trân trọng). Bạn có thể sử dụng câu này trong hầu hết các trường hợp, nhưng nếu lần nào viết thư trao đổi cũng sử dụng câu chào giống nhau có thể tạo cảm giác buồn tẻ cho đối phương. Sau đây, chúng tôi sẽ giới thiệu một số cách chào cuối câu tùy theo từng trường hợp.

[Câu kết thúc phổ biến]
(どうぞ)よろしくお願いいたします。(dozo) Yoroshiku onegai itashimasu (Rất mong anh/chị giúp đỡ)
引き続きよろしくお願いいたします。Hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu (Mong anh/chị tiếp tục giúp đỡ)
・よろしくお願い申し上げます。Yoroshiku onegai moshiagemasu (cách truyền đạt lịch sự hơn cách ở trên)

[Khi việc giao dịch với đối tác đã trở nên quen thuộc]
今後ともご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。Kongo tomo go shido no hodo, yoroshiku onegai moshiagemasu (Mong anh/chị lại tiếp tục chỉ bảo thêm cho tôi)
今後とも変わらぬお引き立てのほどお願い申し上げます。Kongo tomo kawaranu ohikitate no hodo onegai moshiagemasu. (Hy vọng sau này không có gì thay đổi, anh/chị vẫn tiếp tục chiếu cố cho tôi)

[Khi yêu cầu câu trả lời]
ご検討のほどよろしくお願いします。Go kento no hodo yoroshiku onegaishimasu. (Mong anh/chị cân nhắc giúp tôi)
・ご確認のほどよろしくお願いいたします。Go kakunin no hodo yoroshiku onegai itashimasu. (Nhờ anh/chị kiểm tra giúp tôi)

[Cảm ơn]
誠にありがとうございました。Makotoni arigatou gozaimashita. (Xin cảm ơn rất nhiều)
心より感謝申し上げます。Kokoroyori kansha moushiagemasu. (Thực lòng tôi rất cảm kích)

[Xin lỗi]
心よりお詫び申し上げます。Kokoroyori owabi moshiagemasu. (Tôi thực sự xin lỗi)
ご期待に沿えず申し訳ございませんでした。Go kitai ni soezu moushiwake gozaimasen deshita. (Xin lỗi vì đã không đáp ứng được mong đợi của anh/chị)

[Từ chối]
またの機会がございましたら、どうぞよろしくお願いいたします。Mata no kikai ga gozaimashitara, dozo yoroshiku onegai itashimasu. (Nếu có cơ hội khác, mong anh/chị tiếp tục giúp đỡ tôi)
ご期待に沿えず恐縮ですが、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。Go kitai ni soezu kyoshukudesuga, kongo tomo dozo yoroshiku onegai itashimasu. (Rất tiếc vì đã không đáp ứng được mong đợi của anh/chị, nhưng hy vọng anh/chị vẫn tiếp tục ủng hộ chúng tôi)

7) Ký tên: Cung cấp thông tin liên lạc của bạn

・Tên công ty Tên bộ phận
・Họ tên (tên tiếng Anh)
・Mã số bưu điện, địa chỉ
・Số điện thoại, số FAX
・Email, website
・Tùy từng ngành nghề có thể ghi cả ngày nghỉ quy định, ngày nghỉ công ty

*********************************************
○○会社 □□部 田中 二郎 (TANAKA JIRO)
〒×××-××
東京都千代田区△△ビル5F
電話 03-×××-××× / FAX 03-×××-×××
メール TANAKA JIRO@××.co.jp
**********************************************
↑Bạn có thể thêm những ký hiệu này vào giữa để dễ nhìn hơn.

Cách viết thư để tạo ấn tượng tốt và nhận được sự tin tưởng từ đối phương

nhân viên đang ngồi trước máy tính

1) Kính ngữ

Khi viết thư, bạn sẽ rất khó truyền đạt cảm xúc nên cần sử dụng ngôn từ lịch sự. Về cơ bản mọi người thường sử dụng kính ngữ, khác với ngôn ngữ nói và cách viết mail cá nhân. Trong kính ngữ có loại “tôn kính ngữ” (尊敬語) rất dễ gây nhầm lẫn với loại “khiêm nhường ngữ” (謙譲語). “Tôn kính ngữ” được sử dụng để thể hiện sự kính trọng với người thực hiện hành động. Còn “khiêm nhường ngữ” được sử dụng khi bạn muốn bày tỏ sự kính trọng với người nhận hành động. Nếu nhầm lẫn giữa 2 cách dùng này bạn có thể khiến đối phương cảm thấy đang bị coi thường, vì vậy cần hết sức lưu ý. Dưới đây là một vài ví dụ mà mọi người thường dễ nhầm lẫn.

Khi truyền đạt thông điệp của cấp trên A của mình với đối tác ngoài công ty, bạn sẽ sử dụng khiêm nhường ngữ.
“A ga … to moshite orimasu” (anh A bên em đề đạt là …) (cách nói đúng)
Cho dù người truyền đạt là cấp trên, có vị thế cao hơn bạn nhưng sẽ vẫn ở vị thế thấp hơn khi giao tiếp với khách hàng ngoài công ty, do đó cách nói “A ga osshatte iru” (Anh A yêu cầu là …) là không đúng.
Tuy nhiên, khi bạn viết thư nội bộ công ty, vì A là cấp trên của bạn nên cách nói “A ga osshatte iru” (Anh A yêu cầu là …) lại đúng.

2) Câu chào hỏi theo mùa

Chào hỏi theo mùa là câu chào ở đầu thư, có thêm các nội dung về khí hậu, thời tiết; là cách thức viết thư được sử dụng khi nói lời cảm ơn hoặc bày tỏ điều gì với ai đó. Nó còn được sử dụng khi soạn thảo những thông báo thay đổi dưới dạng thư. Những câu chào này đều có mẫu cố định nên bạn chỉ cần thay thông tin về mùa, tháng rồi trích dẫn y nguyên. Hoặc mỗi vùng miền lại có cách nói khác nhau nên bạn không cần đưa câu tuyệt đối chính xác như mẫu mà có thể thêm vào nội dung theo cảm nhận cá nhân, như câu:「桜のきれいな季節になりました」(mùa hoa anh đào đã sang thật đẹp.)
▼Website tham khảo
Những câu chào theo mùa dựa trên đại từ điển cách viết thư
Những bức thư mẫu

3) Từ ngữ thể hiện sự quan tâm đến đối phương

Như đã trình bày ở trên, khi viết thư trao đổi công việc thông tin nên ngắn gọn, chính xác. Vậy thì, trong thư đó có nên thêm những lời nói thể hiện sự quan tâm đến đối phương hay không? Câu trả lời là có. Bạn nên thêm một vài câu thể hiện sự quan tâm để nhận được sự đồng cảm từ đối phương. Chỉ một vài câu nói đơn giản thôi nhưng cũng có thể giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đối tác của bạn đó.

[Ví dụ: khi nhờ vả ai đó]
お忙しいところ申し訳ございませんが Oisogashii tokoro moshiwake gozaimasenga,… (Tôi xin lỗi làm phiền lúc anh/chị đang bận nhưng…)
ご多忙の中とは存じますが Go tabo no naka to wa zonjimasu ga (Tôi biết là anh/chị đang rất bận, nhưng…)
ご不明点がありましたら、お気軽にご質問下さいませ。go fumei-ten ga arimashitara, o kigaru ni go shitsumon kudasaimase. (Nếu có điều gì chưa rõ thì anh/chị cứ liên hệ với tôi nhé.)

[Ví dụ: khi cảm ơn]
早速お返事をいただき、どうもありがとうございました。Sassoku o henji o itadaki, dōmo arigatou gozaimashita. (Cám ơn anh/chị đã nhanh chóng phản hồi thư của tôi.)
行き届いたお心配りに感謝いたします。Ikitodoita o kokorokubari ni kansha itashimasu. (Cám ơn vì sự quan tâm của anh/chị)
お忙しいと思いますが、お体にお気を付け下さい。 O isogashii to omoimasuga, o karada ni oki o tsukekudasai. (Công việc chắc rất là bận rộn, anh/chị nhớ giữ gìn sức khỏe)

Những điều không nên viết trong mail công việc

Những sai sót khi viết mail như nhầm kính ngữ hoặc chuyển đổi chữ nhầm cũng có thể khiến đối phương cảm thấy không thoải mái. Vì thế, đây là điều bạn cần hết sức tránh khi viết mail.

những điều cần tránh khi viết mail

[Cách xưng hô trong mail]
・Công ty mình là “heisha” (弊社), còn công ty đối phương gọi là “kisha” hoặc “gosha”
・Khi gọi tên người trong công ty mình thì bỏ phần danh xưng phía sau, còn khi gọi tên người của công ty đối tác thì thêm “sama”.
(Mail gửi cho người trong công ty có thể thêm “san” sau tên)

[Để mail của bạn không mắc lỗi]
・Không nhầm lẫn giữa “tôn kính ngữ” và “khiêm nhường ngữ” (việc nhầm lẫn sẽ tạo ra những câu văn hạ thấp đối phương).
・Không gửi quá nhiều thư (đừng vội trả lời lại nhiều lần)
・Tránh cách hành văn quá suồng sã giống như gửi cho bạn bè (hình kí hiệu hoặc icon biểu tượng khuôn mặt là những thứ tuyệt đối không được sử dụng)
・Thư gửi cho đối tác đã liên lạc nhiều lần vẫn luôn phải có lời chào mở đầu “Osewa ni natte orimasu./ tabtabi sumimasen. Tôi là … đến từ công ty ….” và kết thúc bằng “yoroshiku onegai itashimasu”.
・Không gửi thư vào sáng sớm hoặc tối muộn (lưu ý đến giờ làm việc của các công ty nói chung và gửi vào khoảng 8:30 ~ 19:00 là tốt nhất)
・Tránh các câu văn quá dài, hoặc quá ngắn
・Thay đổi tiêu đề cho phù hợp nếu thư được phản hồi nhiều lần, không để tiêu đề toàn chữ “Re:”
・Khi tức giận, nên truyền đạt qua điện thoại hơn là thư (thư sẽ để lại ấn tượng nặng nề hơn)
・Tránh câu văn dài mà không xuống dòng hoặc xuống dòng quá nhiều (nên viết câu văn dễ đọc, dễ hiểu)
・Lưu ý việc sai lỗi chính tả, chuyển đổi nhầm chữ (đặc biệt là tên công ty, tên người, tên thương hiệu…)
・Tránh sử dụng quá nhiều Hiragana vì rất khó đọc

<Những từ thường sử dụng bằng chữ hiragana>
・Cảm ơn/ chào buổi sáng/ chào buổi tối: ありがとうございます/こんにちは/こんばんは
・Nhờ anh/chị giúp đỡ よろしくお願いします。(không viết 宜しくお願いします)

<Những từ có thể sử dụng cả kanji và hiragana>
“様” và “さま” (sama)
Trong mail công việc, cách viết “様” sẽ an toàn hơn. Thực tế thì cách viết “さま” cũng không sai, nhưng thường được dùng khi mối quan hệ đã trở nên thân thiết.

▼Tham khảo
https://www.mine-3m.com/mine/news/image?news_id=15852
https://andspace.net/blog/writing170902/
https://jinzaii.or.jp/4012

Các mẫu mail theo từng tình huống cụ thể mà bạn có thể sao chép

Với những kiến thức ở trên, chúng ta cùng thử viết mail nhé! Trong phần này, chúng tôi sẽ đưa ra các email mẫu theo từng tình huống cụ thể và tạm thời lược bỏ tiêu đề, người gửi, chức danh. Bạn có thể thay đổi những nội dung này theo trường hợp của mình để sử dụng nếu cần.

[Thư kinh doanh (đề xuất về sản phẩm và dịch vụ)]

平素は弊社商品「○○」をご利用いただき誠にありがとうございます。

〇月〇日より新商品「○○」の発売が開始されます。
なにとぞご検討のほどよろしくお願いいたします。
なお、ご注文は田中までご連絡ください。お見積もりを作成させていただきます。

何かご不明な点がございましたらお気軽にお問合せください。

"Trước tiên, chúng tôi xin chân thành cảm ơn quý khách đã sử dụng sản phẩm ○○ 
của công ty chúng tôi.

Chúng tôi sẽ bắt đầu bán sản phẩm mới ○○ kể từ ngày … tháng …
Hy vọng quý khách sẽ cân nhắc sử dụng sản phẩm mới này.
Mọi thông tin đặt hàng, xin vui lòng liên hệ cho Tanaka. 
Chúng tôi sẽ gửi báo giá theo yêu cầu của quý khách.

Nếu có bất kỳ vấn đề nào chưa rõ ràng, xin vui lòng liên hệ cho chúng tôi."

[Yêu cầu báo giá]

先日は新商品のご提案ありがとうございました。

早速ですが田中様よりご提案いただきました新商品「○○」の導入を検討しております。
つきましては以下の内容で見積書作成をお願いいたします。

見積商品
1.新商品「〇〇」×100セット
 2.支払方法
 3.受け取り場所 弊社○○支店

見積書を参考に弊社にて予算調整等行うため〇月〇日までにいただけますと大変助かります。
勝手を申し上げて恐縮ですが、ご検討よろしくお願いいたします。

"Cám ơn Quý công ty đã giới thiệu sản phẩm mới cho chúng tôi hôm vừa qua.

Ngay sau đó, chúng tôi đã thảo luận về việc đưa sản phẩm mới ○○ đã được 
anh Tanaka giới thiệu vào sử dụng. Do đó, hy vọng Quý công ty có thể gửi 
báo giá cho chúng tôi theo nội dung sau:

Sản phẩm báo giá
1. Sản phẩm mới 〇〇 x 100 bộ
2. Phương thức thanh toán
3. Địa điểm nhận hàng: chi nhánh 〇〇 của công ty chúng tôi.

Chúng tôi sẽ điều chỉnh ngân sách dựa trên bảng báo giá này, do đó hy vọng 
Quý công ty có thể gửi báo giá cho chúng tôi trước ngày … tháng …
Chúng tôi xin lỗi vì yêu cầu gấp như vậy, nhưng mong rằng Quý công ty 
sẽ xem xét hỗ trợ."

[Cám ơn sau khi đã có buổi gặp mặt hoặc trò chuyện trực tuyến]

お世話になっております。株式会社○○ 田中 次郎です。
本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。

○○様から頂きましたご要望、ご質問について弊社にて検討の上、
来週●曜日(●日)までに回答させていただきます。

なお、ご不明な点等ございましたらご連絡ください。
引き続きよろしくお願いいたします。

"Cảm ơn Quý công ty đã luôn hỗ trợ chúng tôi trong thời gian qua.
Tôi là Tanaka Jiro của Công ty cổ phần ○○.
Mặc dù rất bận rộn nhưng cảm ơn Quý công ty hôm nay đã dành thời gian tiếp 
đón chúng tôi.

Về yêu cầu và câu hỏi của Ông ○○, chúng tôi xin phép được thảo luận thêm và 
sẽ đưa ra câu trả lời trước thứ … (ngày …) tuần sau.

Ngoài ra, nếu còn nội dung gì chưa rõ, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được 
giải đáp.
Mong Quý công ty tiếp tục giúp đỡ và ủng hộ chúng tôi."

[Yêu cầu xác nhận giấy tờ] (nội bộ công ty)

お疲れ様です。○○部 △△です。

新商品○○ 販売戦略企画書が完成いたしましたのでファイルを添付します。
ご確認お願いいたします。
お忙しいところ申し訳ございませんが、
〇月〇日の会議資料となりますので修正、変更点は
〇日午前中までにご返信いただきますようよろしくお願い申し上げます。

"Anh/chị đã vất vả rồi. Tôi là △△ thuộc Ban ○○

Tôi đã hoàn thành bản kế hoạch chiến lược bán hàng cho sản phẩm mới ○○, 
tôi xin gửi kèm tại thư này, nhờ anh/chị kiểm tra giúp tôi.
Xin lỗi vì đã làm phiền anh/chị trong lúc bận rộn, nhưng tài liệu này sẽ được 
sử dụng cho cuộc họp ngày … tháng … nên anh/chị vui lòng kiểm tra lại, 
nếu có thay đổi và sửa chữa hãy liên hệ lại cho tôi trước buổi chiều
ngày …"

[Yêu cầu họp mặt] (nội bộ công ty)

お疲れ様です。○○部田中です。

新商品○○ 販売戦略会議についてご連絡します。

日時 2020年〇月〇日(〇)13:00~15:00
会場 会議室A
資料 添付ファイル

出欠連絡 〇月〇日(〇) 18:00まで(○○部田中に お願いします。)

新商品の営業活動の方針を検討する重要な会議となりますので、
各自スケジュール調整を お願いいたします。

"Anh/chị đã vất vả rồi. Tôi là Tanaka bên Bộ phận ○○
Tôi xin gửi thông tin về cuộc họp chiến lược bán sản phẩm mới ○○

Thời gian: ngày … tháng … năm 2020 (thứ …) 13:00 ~15:00
Địa điểm: Phòng họp A
Tài liệu: tệp đính kèm

Trường hợp vắng mặt, xin vui lòng liên hệ cho Tanaka bên Bộ phận ○○ 
trước 18:00 ngày … tháng … (thứ …).
Đây là cuộc họp rất quan trọng, thảo luận về phương châm hoạt động kinh doanh 
sản phẩm mới, hy vọng mọi người có thể thu xếp thời gian hợp lý để tham dự."

Lời kết

Việc lưu ý đến những điều nhỏ nhất để tạo cảm giác thoải mái cho tất cả mọi người khi làm việc cùng nhau là một trong những quy tắc ứng xử quan trọng khi làm việc tại Nhật Bản. Chúng tôi hy vọng rằng qua bài viết này bạn đã biết được cách soạn thảo một email chuyên nghiệp bằng tiếng Nhật để trao đổi với đối tác. Mặc dù vậy, vẫn không tránh khỏi những trường hợp ngoại lệ và bạn cảm thấy không tự tin với nội dung mình viết ra. Trong những trường hợp như vậy đừng ngại hỏi đồng nghiệp và cấp trên người Nhật ở công ty bạn để nhờ họ giúp đỡ nhé!

 

Thông tin trong bài viết được cập nhật tại thời điểm công bố