Hướng dẫn chi tiết về các loại visa lao động (tư cách lưu trú), cách thức đăng kí và hồ sơ cần thiết

Người nước ngoài muốn làm việc tại Nhật Bản bắt buộc phải có tư cách lưu trú cho phép lao động. Có nhiều loại tư cách lưu trú khác nhau tương ứng với từng mục đích lưu trú của người nước ngoài. Mỗi loại tư cách lưu trú sẽ quy định rõ việc có được phép làm việc hay không, phạm vi công việc có thể làm, thời gian lưu trú hay việc có hay không được phép gia hạn và cấp mới. Đây là những thông tin cơ bản về tư cách lưu trú mà bạn phải biết nếu đang sinh sống, học tập và làm việc ở Nhật Bản.

Những thông tin cơ bản về visa lao động (tư cách lưu trú cho phép lao động)

Người nước ngoài nhập cảnh và lưu trú tại Nhật nếu muốn hoạt động trong lĩnh vực nào đó cần phải có “tư cách lưu trú” phù hợp với hoạt động đó. Nếu bạn muốn làm việc thì bạn cần có tư cách lưu trú đúng với nội dung công việc đó. “Visa lao động” (Shuro visa) thường được nhắc đến ở Nhật được hiểu là tư cách lưu trú cho phép lao động. Tuy nhiên, đây chỉ là cách gọi chung, không phải tên gọi chính thức của một loại visa cụ thể. Việc sở hữu tư cách lưu trú gì là yếu tố quan trọng cho biết bạn có thể lao động tại Nhật Bản hay không. Người nước ngoài nếu muốn làm việc tại Nhật Bản cần có một trong những tư cách lưu trú cho phép lao động (visa lao động).

Các loại visa lao động (tư cách lưu trú cho phép lao động)

Tư cách lưu trú có thể được chia thành 4 loại lớn: “tư cách lưu trú cho phép làm việc”, “tư cách lưu trú theo nhân thân và địa vị”, “tư cách lưu trú không cho phép làm việc” và “tư cách lưu trú chỉ định rõ có được phép làm việc hay không”. Mỗi loại tư cách lưu trú sẽ có quy định khác nhau về phạm vi hoạt động, có/không được phép làm việc và thời gian lưu trú.

1. Tư cách lưu trú cho phép làm việc (có giới hạn hoạt động)

Tư cách lưu trú dành cho người nước ngoài nhập cảnh với mục đích lao động bị giới hạn ở các lĩnh vực chuyên môn, kĩ thuật, có liên quan đến hoạt động phát triển kinh tế Nhật Bản. Trong đó, đông nhất là tư cách lưu trú kỹ thuật – tri thức nhân văn – nghiệp vụ quốc tế (được gọi chung là “Gijinkoku”), chiếm 272.000 người (không bao gồm đào tạo kĩ năng).
Thực tập kĩ năng (tu nghiệp) là một loại tư cách lưu trú dành cho người nước ngoài đến Nhật Bản theo chương trình đào tạo kĩ năng. Chương trình thực tập kĩ năng là chương trình tiếp nhận người nước ngoài vào làm việc tại các doanh nghiệp Nhật Bản để họ vừa học tập vừa làm việc và sau đó phát huy những kiến thức và kỹ thuật đã tích lũy được để về phục vụ tổ quốc. Hiện nay, có khoảng 411.000 người đang nhận được tư cách lưu trú thực tập kĩ năng tại Nhật Bản với thời gian lưu trú tối đa là 5 năm.

Ngoài ra, một loại tư cách lưu trú mới được quy định từ tháng 4/2019 là “Kỹ năng đặc định” (tokutei gino) cấp 1, 2. Loại hình lưu trú này dành cho người nước ngoài có khả năng làm việc luôn mà không cần trải qua đào tạo trong 14 lĩnh vực đang thiếu hụt nhân lực tại Nhật Bản. “Visa kĩ năng đặc định cấp 1” có thời hạn lưu trú 4 tháng, 6 tháng hoặc 1 năm và có thể gia hạn, nhưng tổng thời gian không được vượt quá 5 năm. “Visa kĩ năng đặc định cấp 2” có thời hạn lưu trú 6 tháng, 1 năm hoặc 3 năm và có thể gia hạn với tổng thời gian không giới hạn.

Bảng các loại tư cách lưu trú được phép làm việc ở Nhật Bản
Bảng 1: Các loại tư cách lưu trú được phép làm việc ở Nhật Bản

2. Tư cách lưu trú theo nhân thân và địa vị

“Tư cách lưu trú theo nhân thân và địa vị” cho phép người nước ngoài có thể làm việc tự do như người Nhật. Loại tư cách lưu trú này dành cho những người định cư lâu dài (chủ yếu là người gốc Nhật) và người vĩnh trú đặc biệt (tư cách lưu trú được quy định trong “Luật đặc biệt liên quan đến quản lý xuất nhập cảnh đối với những người từ bỏ quốc tịch Nhật Bản dựa trên Hiệp ước Hòa bình với Nhật Bản” có hiệu lực thi hành từ năm 1991), vợ/chồng là người Nhật, người vĩnh trú, vợ/chồng của người vĩnh trú. Trong đó, người vĩnh trú được phép lưu trú vô thời hạn, những đối tượng còn lại có thể gia hạn thời gian lưu trú tối đa là 5 năm.

Bảng tư cách lưu trú theo nhân thân và địa vị
Bảng 2: Tư cách lưu trú theo nhân thân và địa vị

3. Tư cách lưu trú chỉ định rõ có được phép làm việc hay không

Bằng cấp được chấp thuận cho các hoạt động trong 46 loại hạng mục, chẳng hạn như ngày nghỉ làm việc và ứng cử viên cho y tá và nhân viên chăm sóc người nước ngoài dựa trên EPA (Hiệp định hợp tác kinh tế). Hoạt động cụ thể số 46 (hoạt động việc làm linh hoạt của người nước ngoài đã tốt nghiệp một trường đại học của Nhật Bản và đạt từ 480 điểm trở lên trong kỳ thi năng lực tiếng Nhật thương mại N1 hoặc BJT trong kỳ thi năng lực tiếng Nhật), được thành lập vào năm 2019, cũng tại đây. bao gồm.

Đây là tư cách lưu trú được công nhận cho các hoạt động trong 46 hạng mục, như là Thị thực lao động kỳ nghỉ (working holiday), điều dưỡng viên/hộ lý – cán bộ chăm sóc người nước ngoài theo Hiệp định liên kết kinh tế EPA,… Tư cách lưu trú này cũng bao gồm visa hoạt động đặc định số 46 được quy định vào năm 2019 (hoạt động làm việc linh hoạt đối với người nước ngoài đã tốt nghiệp đại học tại Nhật Bản, có chứng chỉ năng lực tiếng Nhật N1 hoặc chứng chỉ BJT (Kỳ thi năng lực tiếng Nhật thương mại) đạt 480 điểm trở lên).

Tư cách lưu trú chỉ định rõ có được phép làm việc hay không
Bảng 3: Tư cách lưu trú chỉ định rõ có được phép làm việc hay không

4. Tư cách lưu trú không cho phép làm việc

Về nguyên tắc, người nước ngoài lưu trú tại Nhật Bản với mục đích ngoài lao động (như hoạt động văn hóa, du học, thực tập, đoàn tụ gia đình,…) không được phép làm việc. Tuy nhiên, họ vẫn có thể làm việc trong giới hạn cho phép nếu đăng ký “Cấp phép làm việc ngoài phạm vi tư cách lưu trú” với Cục quản lí xuất nhập cảnh địa phương và được cấp phép. Rất nhiều du học sinh nước ngoài sử dụng phương thức này để làm việc bán thời gian. Cá nhân lưu trú này được phép làm việc “trong phạm vi không ảnh hưởng đến việc thực hiện các hoạt động của tư cách lưu trú cho phép”, và đối với du học sinh, mục đích chính là học tập nên luật pháp quy định “nguyên tắc là chỉ làm việc tối đa 28 giờ/tuần và không làm việc trong ngành công nghiệp tình dục”

Bảng tư cách lưu trú không cho phép làm việc
Bảng 4: Tư cách lưu trú không cho phép làm việc

▼Tham khảo: Báo cáo “Số lượng người nước ngoài lưu trú đến thời điểm hiện tại cuối năm 2019” (ngày 27/3/2020) của Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh

Nội dung công việc của từng loại tư cách lưu trú

Mỗi loại tư cách lưu trú quy định tiêu chuẩn công việc và nội dung hoạt động khác nhau. Nội dung công việc được quy định theo tư cách lưu trú và nội dung công việc thực tế cùng những kinh nghiệm và kĩ năng của người nộp đơn là yếu tố quan trọng để xem xét việc bạn có được cấp tư cách lưu trú hay không. Cho đến nay, người nước ngoài làm việc tại Nhật Bản được chia thành 2 nhóm: nhóm nhân lực cao cấp có kiến thức chuyên môn và nhóm thực tập sinh với mục tiêu học tập nâng cao kĩ năng. Trong bối cảnh thiếu hụt nguồn nhân lực trầm trọng do già hóa dân số, cơ chế tiếp nhận lao động nước ngoài với các điều kiện đa dạng đang bắt đầu được xây dựng. Trước hết, chúng ta cùng so sánh sự khác nhau về đối tượng ngành, nội dung công việc của từng loại tư cách lưu trú theo quy định hiện tại để hiểu rõ hơn về điều này.

Kỹ thuật – tri thức nhân văn – nghiệp vụ quốc tế (được gọi chung là “Gijinkoku”)

nhân viên đang bắt tay nhau

“Kỹ thuật – tri thức nhân văn – nghiệp vụ quốc tế” là tên gọi chung của tư cách lưu trú bao gồm 3 nội dung nghiệp vụ. Đối tượng của tư cách lưu trú này sẽ sử dụng kiến thức đã được học của ngành học nào đó và những kiến thức riêng của người nước ngoài để làm việc. Một số nghề nghiệp cụ thể có thể kể đến như kỹ sư máy tính, các nghề tổng hợp với các kỹ năng và kiến thức nhân văn như kế toán, tài chính, tư vấn, công việc vận dụng sự nhạy cảm và tư duy về nền văn hóa nước ngoài như kinh doanh quốc tế hay phiên dịch.

Điều kiện để bạn được cấp phép tư cách lưu trú này là học vấn hoặc số năm kinh nghiệm làm việc nhất định. Với yêu cầu học vấn, bạn cần phải tốt nghiệp trường đại học (cao đẳng) trong/ngoài nước hoặc tốt nghiệp trường trung cấp tại Nhật Bản, và có thể xuất trình bằng tốt nghiệp, bảng điểm khi nộp hồ sơ. Với kinh nghiệm làm việc, bạn cần có tối thiểu 10 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với nội dung công việc trong lĩnh vực công nghệ hoặc tri thức nhân văn, và có thể chứng minh thời gian làm việc trong quá khứ bằng văn bản kiểu như Giấy chứng nhận kinh nghiệm làm việc. Khi đó, những công việc không yêu cầu kiến thức học thuật và có thể làm thành thạo chỉ bằng cách làm đi làm lại nhiều lần (được gọi là công việc đơn giản) sẽ không được cấp phép; và đối tượng của tư cách lưu trú này không thể làm những công việc như đứng dây chuyền sản xuất, phục vụ khách hàng trong các cửa hàng ăn uống.

Hoạt động đặc định số 46

sinh viên tốt nghiệp

“Hoạt động đặc định” là thuật ngữ chung để gọi các tư cách không phải tư cách lưu trú độc lập, và đề cập đến các hoạt động mà Bộ trưởng Bộ Tư pháp chỉ định cụ thể cho cá nhân người nước ngoài. Về bản chất, tư cách lưu trú này là tên gọi chung của các hoạt động không thuộc tư cách lưu trú nào khác, được quy định để nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của xã hội về việc làm của người nước ngoài. Visa “hoạt động đặc định số 46” dành cho người nước ngoài đã tốt nghiệp đại học hoặc cao học trở lên của Nhật Bản mới được áp dụng vào tháng 5 năm 2019. Từ trước đến nay có rất nhiều sinh viên nước ngoài đã tốt nghiệp đại học ở Nhật Bản nhưng không thể xin được tư cách lưu trú vì phạm vi hoạt động của tư cách quá hạn hẹp. Chính vì thế visa “Hoạt động đặc định số 46” được xây dựng như một trong những tư cách lưu trú cho phép các sinh viên nước ngoài sau khi tốt nghiệp có thể làm việc tại Nhật Bản ngay cả khi nội dung công việc không phù hợp với tiêu chí “sử dụng kiến thức chuyên môn và khả năng ngoại ngữ” của visa Gijinkoku.

Đối với yêu cầu về trình độ học vấn, ngoài việc tốt nghiệp và hoàn thành chương trình đại học hoặc cao học của các trường đào tạo tại Nhật, sinh viên còn phải có chứng chỉ JLPT N1 hoặc chứng chỉ kỳ thi năng lực tiếng Nhật thương mại BJT từ 480 điểm trở lên (không yêu cầu đối với sinh viên tốt nghiệp chuyên ngành tiếng Nhật tại trường đại học/cao học). Yêu cầu về công việc và nghiệp vụ phải là công việc toàn thời gian (không được phép làm bán thời gian, thời vụ, phái cử), mức lương bằng hoặc cao hơn người Nhật, công việc cần giao tiếp thành thạo tiếng Nhật, cũng như sử dụng các kiến thức đã học ở trường đại học/cao học tại Nhật (không nhất thiết liên quan đến khoa/ chuyên ngành); nhưng không chỉ định ngành nghề bắt buộc như kỹ năng đặc định. Tuy nhiên, những công việc không yêu cầu giao tiếp bằng tiếng Nhật (tạm gọi là lao động giản đơn) không được cấp phép với đối tượng cư trú này.

Bạn có thể xin cấp phép thời gian lưu trú từ 5 năm trở xuống. Tư cách lưu trú có thể được gia hạn và gia đình cũng được phép lưu trú khi bạn có hợp đồng lao động, nên bạn có thể phát triển sự nghiệp trong thời gian dài và nỗ lực hướng tới vị trí điều hành chủ chốt của một công ty trong tương lai tại Nhật Bản. Đây là một loại tư cách lưu trú mà những người muốn làm việc lâu dài tại Nhật Bản nên cân nhắc lựa chọn.

Kỹ năng đặc định số 1, 2

công nhân tại công trường lao động
Photo: PIXTA

“Kỹ năng đặc định số 1, 2″ là tư cách lưu trú mới được thành lập vào tháng 4 năm 2019, cho phép người nước ngoài có thể làm việc trong 14 ngành nghề thiếu hụt nhân lực tại Nhật Bản. Visa “Kĩ năng đặc định số 2” đòi hỏi người lao động có kỹ năng điêu luyện hơn số 1 và khó được cấp phép hơn. Người có “Visa kỹ năng đặc định số 1” có thể làm việc trong các lĩnh vực hộ lí – chăm sóc sức khỏe, vệ sinh tòa nhà, nông nghiệp, ngư nghiệp, chế biến thực phẩm và đồ uống, ngành dịch vụ ăn uống nhà hàng, ngành gia công nguyên liệu, ngành gia công cơ khí, ngành cơ điện – điện tử, ngành xây dựng, ngành công nghiệp chế tạo tàu biển, ngành sửa chữa ô tô, ngành hàng không, ngành kinh doanh cơ sở lưu trú. Hiện tại, chỉ có ngành xây dựng và ngành công nghiệp chế tạo tàu biển mới có thể đăng ký “Kỹ năng đặc định số 2”.

Yêu cầu đối với tư cách lưu trú này là bạn phải đủ 18 tuổi trở lên và đã vượt qua kỳ thi đánh giá kỹ năng của ngành nghề đăng kí và kỳ thi năng lực tiếng Nhật (tương đương trình độ N4 trở lên) (tuy nhiên, người nước ngoài đã hoàn thành tốt khóa đào tạo kỹ năng đặc định số 2 được miễn thi ). “Kỹ năng đặc định số 1” được phép lưu trú tại Nhật trong tổng thời gian không quá 5 năm nên bạn sẽ không được gia hạn sau đó. Đối với “Kỹ năng đặc định số 2”, thời gian lưu trú không giới hạn nên bạn có thể gia hạn. “Kỹ năng đặc định số 1” không yêu cầu phải “sử dụng kiến thức chuyên môn và khả năng ngoại ngữ” như visa “Gijinkoku”, nên người có visa “Kỹ năng đặc định số 1” có thể làm những công việc lao động giản đơn. Do đó, đây có thể sẽ trở thành một lựa chọn được ưu tiên của du học sinh sau khi tốt nghiệp.

Công việc bán thời gian, làm thêm

nhân viên phục vụ tại nhà hàng

Phạm vi hoạt động của tư cách lưu trú bạn được cấp phép sẽ quyết định việc bạn có thể làm việc bán thời gian, làm thời vụ hay không. Tuy nhiên, mặc dù bạn được cấp tư cách lưu trú cho phép lao động nhưng nếu bạn làm việc bán thời gian trong lĩnh vực hoàn toàn khác lĩnh vực đã được cấp phép thì bạn vẫn phải xin “giấy phép hoạt động ngoài tư cách đã cấp”. Ví dụ, bạn có tư cách lưu trú “Gijinkoku” được phép lao động, nhưng nếu visa Gijinkoku được cấp trong lĩnh vực biên phiên dịch thì bạn có thể làm công việc phiên dịch bán thời gian, nhưng sẽ không được làm thêm trong vai trò giảng viên thỉnh giảng tại trường đại học hoặc người mẫu quảng cáo. Nếu bạn muốn làm việc bán thời gian trong một hoạt động khác, bạn phải xin “giấy phép hoạt động ngoài tư cách”.

Ngoài ra, tư cách lưu trú cho phép làm việc bán thời gian bao gồm “du học” và “đoàn tụ gia đình”, nhưng phạm vi hoạt động ban đầu được cấp phép không phải là công việc của người đó. Do đó, bạn vẫn cần xin “giấy phép hoạt động ngoài tư cách” như trường hợp “Gijinkoku” ở trên. Với “giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú”, bạn sẽ được phép làm việc 28 giờ/tuần, và không được làm việc trong ngành công nghiệp tình dục. Bạn cần làm thủ tục này tại Cục quản lý xuất nhập cảnh địa phương và mất khoảng 2 tuần đến 2 tháng đối với thủ tục thông thường. Nếu bạn làm việc trước khi được cấp phép, bạn và người sử dụng lao động có thể sẽ bị phạt, nên hãy chú ý.

Sự khác biệt về nguồn nhân lực nước ngoài

Sự khác biệt về nguồn nhân lực nước ngoài
Bảng 5: Sự khác biệt về nguồn nhân lực nước ngoài

▼ Tham khảo:
– “Chế độ Thực tập kĩ năng, Danh sách ngành nghề và công việc được chuyển giao” (Bộ Y tế, Lao động, Phúc lợi Nhật Bản)
– “Tuyển dụng người nước ngoài từ con số 0” (Takeuchi Koichi)

Các giấy tờ cần chuẩn bị và cách thức đăng kí tư cách lưu trú

cô gái đang cầm tài liệu
Photo: PIXTA

Hồ sơ xin cấp visa lao động có thể khác nhau tùy vào tình trạng của người đăng ký. Trong nội dung dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu về cách thức đăng ký đối với những trường hợp lần đầu làm việc tại Nhật Bản, trường hợp chuyển việc, trường hợp xin cấp phép từ nước ngoài. Trước khi làm hồ sơ, bạn có thể hỏi người phụ trách tại công ty nơi bạn làm việc để xem mình thuộc trường hợp nào.

1. Trường hợp thay đổi từ visa du học sang visa lao động

Người nước ngoài cần có visa lao động (tư cách lưu trú cho phép làm việc) để làm việc tại Nhật Bản. Do đó, dù bạn đã vượt qua kỳ thi tuyển dụng và nhận được thư mời làm việc thì bạn vẫn cần phải xin tư cách lưu trú lao động mới có thể chính thức làm việc tại Nhật Bản. Với những bạn là sinh viên, bạn cần chuyển đổi từ visa “du học” sang loại visa mới phù hợp với nội dung hoạt động của công việc bạn chuẩn bị làm.

Nếu bạn muốn thay đổi tư cách lưu trú từ “du học” sang các hình thức khác để đi làm, bạn cần nộp “Đơn xin thay đổi tư cách lưu trú”, “Thông báo liên quan đến tổ chức làm việc (hoạt động) (tại thời điểm thôi học)” và các giấy tờ cần thiết khác. Hồ sơ được chính chủ hoặc luật sư/cán bộ tư vấn hành chính được chính chủ ủy quyền chuẩn bị và nộp đến Cục quản lí xuất nhập cảnh địa phương, nơi chính chủ đang sinh sống. Hồ sơ bao gồm những giấy tờ do phía người đăng kí xác nhận và giấy tờ do cơ quan tuyển dụng (công ty bạn làm việc) xác nhận, vì vậy bạn đừng quên nhờ công ty chuẩn bị những giấy tờ cần thiết. Ngoài ra, trong mẫu đơn đăng ký cần có dấu xác nhận của đại diện công ty nên bạn cần hỏi trước công ty về vấn đề này.

<Hồ sơ người đăng kí cần chuẩn bị>
・Hộ chiếu (hoặc giấy chứng nhận du lịch) và thẻ lưu trú (zairyu card) có tên người đăng kí
 ※Hộ chiếu phải còn hạn sử dụng
・Sơ yếu lí lịch
・Đơn xin thay đổi tư cách lưu trú (mẫu đơn khác nhau tùy từng loại tư cách lưu trú)
※Ảnh thẻ (kích thước 3x4cm, nền trắng, được chụp trong vòng 3 tháng trở lại).
・Thư trình bày lí do xin thay đổi tư cách lưu trú (không bắt buộc nên không có mẫu điền. Bạn có thể trình bày lí do nhận công việc và nội dung công việc tại nơi làm việc, mối liên hệ giữa công việc với chuyên ngành đã học tại trường đại học để có thêm nhiều thông tin làm căn cứ cho việc phê duyệt hồ sơ).

<Hồ sơ cơ quan tuyển dụng (công ty) cần chuẩn bị>
・Bản sao Hợp đồng lao động
・Bản sao Giấy đăng kí thành lập pháp nhân và Báo cáo tài chính (Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh) của công ty
・Bảng tổng hợp hồ sơ pháp lí công ty
・Hồ sơ giới thiệu về công ty (catalog, website,…)
・Thư trình bày lí do lí do tuyển dụng (không bắt buộc nên không có mẫu điền. Nội dung văn bản giải thích quá trình tuyển dụng, lý do và nội dung công việc,…)

<Những hồ sơ cần xin từ trường học>
・Bằng tốt nghiệp hoặc Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời
・Bảng điểm (trường hợp cần phải xác minh sự liên quan giữa công việc và ngành học)

Trên đây là những hồ sơ cơ bản cần thiết để xin thay đổi tư cách lưu trú. Tuy nhiên, nhiều công ty đã quen với thủ tục này và có người phụ trách rất thành thạo thủ tục, nên bạn có thể tin tưởng nhờ người ở công ty chuẩn bị hồ sơ giúp mình. Việc xử lí hồ sơ sẽ mất khoảng 1~2 tháng. Hàng năm, Cục quản lí xuất nhập cảnh thường rất bận rộn vào mùa tốt nghiệp, do đó, bạn nên cố gắng chuẩn bị hồ sơ và đăng kí từ trước đó 3~4 tháng nếu được.

2. Trường hợp bạn đang đi làm và chuyển sang công ty khác

Nếu bạn đã có tư cách lưu trú cho phép lao động và chuyển đổi công việc khác thì trước tiên, bạn cần nộp “Thông báo liên quan quan đến tổ chức”. Thông báo này phải được nộp đến Cơ quan quản lí xuất nhập cảnh trong vòng 14 ngày sau khi chuyển việc. Nếu thông báo muộn, bạn có thể bị phạt mức tối đa là 200.000 yên và bị rút ngắn thời gian lưu trú khi gia hạn tư cách lưu trú.

Bên cạnh đó, yếu tố quyết định việc bạn có cần thay đổi tư cách lưu trú khi chuyển việc hay không là nội dung công việc trước và sau khi chuyển. Chúng tôi sẽ giới thiệu một vài trường hợp cụ thể như sau:

○ Nội dung công việc không thay đổi (chỉ thay đổi nơi làm việc)

Trường hợp chỉ thay đổi nơi làm việc và không thay đổi nội dung công việc thì bạn vẫn có thể làm việc với tư cách lưu trú cũ; do đó, không cần phải làm thủ tục thay đổi tư cách lưu trú mà chỉ cần gửi “Thông báo liên quan đến tổ chức”. Tuy nhiên, bạn nên xác nhận xem nội dung làm việc tại công ty mới có đáp ứng các điều kiện về tư cách lưu trú đã được cấp phép khi làm tại công ty cũ hay không, để tránh việc không thể gia hạn tư cách lưu trú trong đợt gia hạn tiếp theo. Ngoài ra, nếu bạn cảm thấy không chắc chắn, bạn nên xin “Giấy xác nhận tư cách lao động” (là loại giấy xác nhận nội dung công việc hiện tại phù hợp với tư cách lưu trú, ngay cả khi chưa đến kỳ hạn gia hạn tư cách lưu trú). Việc xin “Giấy xác nhận tư cách lao động” là không bắt buộc, nhưng nó sẽ giúp bạn loại trừ nguy cơ bị từ chối khi gia hạn tư cách lưu trú trong lần gia hạn tiếp theo.

Nếu thời gian lưu trú của bạn chỉ còn thời hạn 3 tháng nghĩa là bạn đã có thể thực hiện thủ tục xin gia hạn. Vì vậy, bạn không cần xin “Giấy xác nhận tư cách lao động” mà có thể tiến hành gia hạn thời gian lưu trú ngay sau khi gửi “Thông báo liên quan đến tổ chức”.

<Hồ sơ người đăng ký cần chuẩn bị>
・Thẻ lưu trú hiện tại
・Thông báo liên quan đến tổ chức
・(Giấy xác nhận tư cách lao động)

○ Nội dung công việc và nơi làm việc thay đổi (nhưng vẫn trong phạm vi giới hạn của tư cách lưu trú hiện tại)

Trường hợp bạn thay đổi nơi làm việc và nội dung công việc, nhưng nội dung công việc mới vẫn thuộc phạm vi tư cách lưu trú đã cấp phép thì bạn không cần thay đổi tư cách lưu trú. Ví dụ như bạn đến nơi làm việc mới và nội dung công việc thay đổi từ “phiên dịch viên” thành “kỹ sư công nghệ thông tin”, nội dung công việc mới khác hoàn toàn nhưng vẫn thuộc phạm vi tư cách lưu trú “Kỹ thuật – tri thức nhân văn – nghiệp vụ quốc tế”. Trường hợp này cũng giống như trường hợp nói trên, bạn chỉ cần gửi “Thông báo liên quan đến tổ chức” để hoàn thành thủ tục. Tuy nhiên, bạn nên xin “Giấy xác nhận tư cách lao động” (là loại giấy xác nhận nội dung công việc hiện tại phù hợp với tư cách lưu trú, ngay cả khi chưa đến kỳ hạn gia hạn tư cách lưu trú) để xác nhận nội dung công việc mới phù hợp với tư cách lưu trú đang có. Việc xin “Giấy xác nhận tư cách lao động” không bắt buộc, nhưng nó sẽ giúp bạn loại trừ nguy cơ bị từ chối khi gia hạn tư cách lưu trú trong lần gia hạn tiếp theo.

Ngoài ra, nếu thời gian lưu trú của bạn chỉ còn trong vòng 3 tháng nghĩa là bạn đã có thể thực hiện thủ tục xin gia hạn. Vì vậy, bạn không cần xin “Giấy xác nhận tư cách lao động” mà có thể tiến hành xin gia hạn thời gian lưu trú ngay sau khi gửi “Thông báo về tổ chức liên quan”.

<Hồ sơ người đăng kí cần chuẩn bị>
・Thẻ lưu trú hiện có
・Thông báo liên quan về tổ chức
・(Giấy xác nhận tư cách lao động)

○ Nội dung công việc và nơi làm việc thay đổi (nội dung công việc mới không thuộc phạm vi giới hạn của tư cách lưu trú hiện tại)

Trường hợp công việc mới của bạn nằm ngoài phạm vi tư cách lưu trú hiện tại, bạn sẽ cần phải thay đổi tư cách lưu trú. Ví dụ cụ thể của trường hợp này là bạn từng là giáo viên tại một trường học theo visa giáo dục (tư cách lưu trú “giáo dục”) và bạn chuyển sang công việc mới là phiên dịch viên (tư cách lưu trú “Kỹ thuật – tri thức nhân văn – nghiệp vụ quốc tế”). Theo quy định, bạn phải nộp “Đơn xin thay đổi tư cách lưu trú” cho Cơ quan quản lí xuất nhập cảnh địa phương nơi bạn cư trú, cùng với các giấy tờ cần thiết khác. Việc xét duyệt hồ sơ sẽ được thực hiện tương tự như khi bạn nộp đơn đăng kí tư cách lưu trú lần đầu, người phụ trách sẽ đánh giá xem lý lịch và kỹ năng của bạn có phù hợp với nội dung công việc mới hay không. Nếu hồ sơ của bạn bị đánh giá là lý lịch và kỹ năng không liên quan chặt chẽ đến nội dung công việc mới thì việc gia hạn tư cách cưu trú có thể bị từ chối.

<Hồ sơ người đăng kí cần chuẩn bị>
・Thẻ lưu trú hiện có
・Thông báo liên quan đến tổ chức
・Các giấy tờ cần thiết khác như “Đơn xin thay đổi tư cách lưu trú”

○ Thay đổi công việc theo tư cách lưu trú “Hoạt động đặc định số 46”

Tư cách lưu trú “Hoạt động đặc định số 46” được cấp đồng bộ với cơ quan mà bạn trực thuộc, nên dù bạn vẫn làm công việc tương tự ở nơi mới thì vẫn phải xin cấp lại tư cách lưu trú. Bạn cần nộp “Đơn xin thay đổi tư cách lưu trú” để xin tư cách lưu trú “Hoạt động đặc định số 46” với tổ chức trực thuộc là công ty mới.

<Hồ sơ người đăng ký cần chuẩn bị>
・Thẻ lưu trú hiện có
・Thông báo liên quan đến tổ chức
・Đơn xin thay đổi tư cách lưu trú

○ Những giấy tờ cần thiết để xin “Giấy chứng nhận tư cách lao động”

・Đơn đề nghị cấp chứng nhận tư cách lao động
・Giấy phép hoạt động ngoài tư cách (nếu có)
・Thẻ lưu trú hoặc “Giấy chứng nhận người vĩnh trú đặc biệt”
・Hộ chiếu hoặc Giấy chứng nhận tư cách lưu trú
・Bảng tổng kết thu nhập và thuế đã nộp (do công ty cũ phát hành)
・Giấy xác nhận thôi việc (do công ty cũ phát hành)
・Giấy tờ giới thiệu về công ty sắp chuyển đến (Giấy phép đăng ký kinh doanh, Báo cáo tài chính, Tài liệu giới thiệu về công ty,…)
・Các giấy tờ từ công ty sắp chuyển đến như Hợp đồng lao động, Thông báo tuyển dụng, Quyết định bổ nhiệm, tăng lương,…

3. Được tuyển dụng khi đang ở nước ngoài (trường hợp xin tư cách lưu trú lần đầu)

Trường hợp bạn là người nước ngoài không ở Nhật lần đầu được tuyển dụng để làm việc tại Nhật Bản, bạn cần làm thủ tục “Đăng kí cấp giấy chứng nhận tư cách lưu trú” trước khi nhập cảnh vào Nhật Bản. Người nộp đơn (người nước ngoài) hoặc người được ủy quyền sẽ tiến hành thủ tục, nhưng vì người nộp đơn đang ở nước ngoài nên công ty tuyển dụng thường sẽ thực hiện thủ tục thay cho người nộp đơn.

Hồ sơ xin chứng nhận tư cách lưu trú thường sẽ được xử lý trong vòng 3 tháng. Sau khi được cấp, người nộp đơn sẽ mang “Giấy chứng nhận tư cách lưu trú”, đơn xin cấp thị thực và các giấy tờ cần thiết khác đến Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Nhật Bản tại nước sở tại để xin visa. Sau khi visa được cấp bạn có thể đến Nhật Bản (lưu ý: visa này không phải là “tư cách lưu trú”, mà là chứng từ cho phép nhập cảnh vào Nhật Bản). Quy trình tiếp theo sau khi được cấp visa là cấp tư cách lưu trú và thời hạn lưu trú tùy theo mục đích lưu trú hiển thị trên văn bản đã được cấp (thị thực) mà bạn xuất trình tại nơi thẩm tra lí do nhập cảnh khi bạn lần đầu đặt chân đến Nhật. Ngoại trừ một số sân bay, thẻ lưu trú thường được cấp ngay tại sân bay (ví dụ như sân bay Narita,…) và bạn có thể làm việc kể từ ngày nhận được thẻ lưu trú.

Với những người lần đầu xin tư cách lưu trú thường chưa quen, thủ tục và quy trình khá phức tạp nên cần hết sức cẩn thận. Điều quan trọng là bạn cần phối hợp tốt với người phụ trách tại công ty nơi bạn làm việc và chuẩn bị giấy tờ cần thận cũng như xây dựng lịch trình hợp lý.

<Hồ sơ người đăng kí cần chuẩn bị>
・Hộ chiếu
・2 Ảnh chân dung (3x4cm, nền trắng, được chụp trong vòng 3 tháng trở lại)
・Bằng tốt nghiệp hoặc Giấy chứng nhật tốt nghiệp tạm thời, và Hồ sơ kinh nghiệm làm việc
・Giấy chứng nhận năng lực tiếng Nhật (không bắt buộc)

<Hồ sơ tổ chức tuyển dụng (công ty) cần chuẩn bị>
・Đơn đăng ký cấp giấy chứng nhận tư cách lưu trú
・Bản sao Hợp đồng lao động
・Bản sao Giấy phép đăng ký kinh doanh và Báo cáo tài chính của công ty (bảng cân đối lỗ lãi)
・Bảng tổng hợp hồ sơ pháp lí công ty
・Hồ sơ giới thiệu về công ty (catalog, website,…)
・Thư trình bày lí do lí do tuyển dụng (không bắt buộc nên không có mẫu điền. Nội dung văn bản giải thích quá trình tuyển dụng, lý do và nội dung công việc,…)

4. Thời hạn lưu trú chỉ còn 3 tháng vào thời điểm nhận thông báo trúng tuyển

Trường hợp sau khi nhận được lời mời làm việc, thời hạn lưu trú của bạn chỉ còn 3 tháng, bạn vẫn phải phải gửi thông báo đã thay đổi công việc, và sau đó tiến hành thủ tục “Đăng kí gia hạn thời gian lưu trú”. Hồ sơ nộp cho Cơ quan quản lí xuất nhập cảnh địa phương nơi bạn cư trú, sẽ mất khoảng 1 tháng để xử lí hồ sơ. Theo quy định pháp lí về tư cách lưu trú, người lao động phải thực hiện đăng kí gia hạn trong thời gian lưu trú cho phép, nếu người lao động không gia hạn trong thời gian này sẽ trở thành người cư trú bất hợp pháp và cả người lao động nước ngoài và người sử dụng lao động đều sẽ phải chịu trách nhiệm hình sự.

Các mẫu đơn đăng kí được chúng tôi giới thiệu trong bài viết này có thể nhận tại Phòng giao dịch của Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh hoặc tải xuống từ website dưới đây.

Các thủ tục liên quan đến Luật kiểm soát xuất nhập cảnh và chứng nhận người tị nạn (Website của Bộ Tư pháp)
Đăng kí cấp giấy chứng nhận tư cách lưu trú
Đăng kí thay đổi tư cách lưu trú
Đăng kí gia hạn thời hạn lưu trú
Đăng kí cấp phép tư cách lưu trú
Đăng kí hoạt động ngoài phạm vi tư cách lưu trú
Đăng kí cấp chứng nhận tư cách lao động
Thông báo liên quan đến tổ chức

Cách xác nhận và kiểm tra xem bạn có được phép lao động hay không

Thẻ lưu trú (mặt trước)
Thẻ lưu trú (mặt trước)
Thẻ lưu trú (mặt sau)
Thẻ lưu trú (mặt sau)

Để biết tư cách lưu trú bạn được cấp có thể làm việc hay không, hoặc nội dung công việc đang kí kết hợp đồng với công ty có nằm trong phạm vi cho phép hay không, bạn có thể xem phần hiển thị trên thẻ lưu trú. Trước hết, chúng ta xem xét nội dung ghi trong phần “Có/không giới hạn làm việc” ở mặt trước thẻ. Nếu thẻ có ghi “Không giới hạn làm việc” (就労制限なし) nghĩa là nội dung công việc của bạn không bị giới hạn. Nếu thẻ có ghi “Chỉ cho phép hoạt động theo quy định của tư cách lưu trú” (在留資格に基づく就労活動のみ可) nghĩa là bạn chỉ có thể làm việc trong giới hạn cho phép của tư cách lưu trú hiện tại. Hoặc thẻ sẽ ghi “Chỉ cho phép làm việc theo nội dung quy định” (指定書により指定された就労活動のみ可) tức là tư cách lưu trú “hoạt động đặc biệt” có văn bản riêng do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định hoạt động việc làm cụ thể cho từng cá nhân và được dán trong hộ chiếu.

Trường hợp thẻ lưu trú ghi “Không được phép làm việc” (就労不可) nghĩa là người nước ngoài không được lao động, nhưng nếu có giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú thì nội dung này sẽ được hiển thị trong phần tem dán ở mặt sau thẻ lưu trú. Nội dung ghi trong mục cho phép làm việc ngoài tư cách lưu trú có thể hiển thị ① “Cho phép làm việc (tối đa 28 tiếng/tuần, không làm việc trong lĩnh vực công nghiệp tình dục)” hoặc ② “Cho phép làm việc (làm việc trong phạm vi ghi trên giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú)”. Nếu thẻ lưu trú của bạn ghi ② thì cần xuất trình thêm Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú.

Một số trường hợp được/không được cấp thẻ

Chìa khóa để có được visa lao động (tư cách lưu trú để làm việc) là người nộp đơn phải đáp ứng các điều kiện yêu cầu của tư cách lưu trú đó. Ngoại trừ một số loại tư cách lưu trú, ngành học của bạn cần phải liên quan đến nội dung công việc. Ví dụ như sau khi tốt nghiệp khoa công nghệ hệ đại học 4 năm, nếu muốn làm công việc phát triển công nghệ thiết bị điện tử với điều kiện tương tự như người Nhật thì khả năng được cấp phép tư cách lưu trú của bạn rất cao vì ngành học của bạn hoàn toàn phù hợp với công việc. Tuy nhiên, nếu bạn là một chuyên gia thiết kế nội thất và muốn làm công việc biên phiên dịch thì khả năng cao bạn sẽ bị từ chối cấp tư cách lưu trú vì không có mối quan hệ nào giữa ngành học và việc làm của bạn. Thậm chí khi bạn xin tư cách lưu trú khác ngoài tư cách lưu trú “kỹ năng đặc định”, nếu nội dung công việc được đánh giá là công việc đơn giản, chỉ là công việc dây chuyền tại nhà máy hoặc tiếp khách hàng tại cửa hàng thì có thể bạn sẽ gặp khó khăn trong việc xin cấp tư cách lưu trú.

Một điều cần lưu ý nữa là thái độ ứng xử của người nộp đơn. Bạn sẽ có nguy cơ cao không được cấp tư cách lưu trú nếu đã từng vi phạm Đạo luật Kiểm soát nhập cư, chẳng hạn như lưu trú quá hạn trong quá khứ, hoặc có tiền án vi phạm pháp luật. Ngoài ra, nếu bạn đã có tư cách lưu trú, nhưng lại có hành vi được cho là chậm trễ trong việc nộp thuế, thái độ cư xử kém thì đây sẽ là điều bất lợi cho bạn khi thay đổi tư cách lưu trú hoặc gia hạn thời gian lưu trú. Vì thế, đây là điều bạn cần lưu ý trong cuộc sống sinh hoạt hàng ngày. Du học sinh cũng có thể không được cấp tư cách lưu trú nếu làm thêm quá thời gian quy định (28 tiếng/tuần); hay tỉ lệ tham gia lớp học thấp, thành tích học tập kém. Do đó, các bạn du học sinh cũng nên biết rõ điều này để điều chỉnh cuộc sống sinh hoạt học tập sao cho hợp lý.

Phải làm gì khi việc làm đơn cấp phép/ gia hạn/ thay đổi tư cách lưu trú bị từ chối?

Bạn sẽ nhận được thông báo từ chối cấp phép từ Cục quản lí xuất nhập cảnh nếu hồ sơ đăng kí/ gia hạn/ thay đổi tư cách lưu trú của bạn không được phê duyệt. Thông báo từ chối cấp tư cách lưu trú sẽ không ghi cụ thể lí do, nhưng quy định cho phép bạn có 1 lần duy nhất trực tiếp đến Cục quản lí xuất nhập cảnh để hỏi rõ lý do . Vì vậy, cuộc gặp mặt này là cơ hội để bạn xác nhận những vấn đề cần cải thiện, giúp nâng cao cơ hội được cấp phép cho lần đăng ký tiếp theo. Bạn có thể đi cùng người có chuyên môn, kinh nghiệm trong việc này như người phụ trách ở công ty bạn đang làm việc, trường học hay chuyên gia tư vấn thủ tục hành chính nếu cảm thấy lo lắng. Sau khi biết rõ lý do hồ sơ bị từ chối, bạn cần tìm cách khắc phục và có thể nộp đơn lại không giới hạn số lần. Nhưng việc thẩm tra hồ sơ nộp lại có vẻ sẽ nghiêm ngặt hơn lần đầu tiên, nên tốt nhất bạn nên chuẩn bị đơn lần đầu thật cẩn thận.

Những điều cần lưu ý khi đăng kí/ gia hạn/ thay đổi tư cách lưu trú

Một số thủ tục đăng kí tư cách lưu trú tốn khá nhiều thời gian. Tùy vào thời gian lưu trú và nội dung đăng ký, thời gian đánh giá hồ sơ có thể kéo dài từ 2 đến 3 tháng hoặc lâu hơn; vì vậy tốt nhất là bạn nên nộp hồ sơ đăng kí sớm. Nếu thời gian lưu trú của bạn còn từ 6 tháng trở lên, bạn có thể làm thủ tục gia hạn hoặc thay đổi tư cách lưu trú từ 3 tháng trước ngày hết hạn. Ngoài ra, trong các trường hợp đặc biệt như ốm đau hoặc đi công tác dài hạn, bạn có thể được phép đăng ký gia hạn sớm hơn 3 tháng, bạn hãy hỏi cụ thể để biết chi tiết.

Trường hợp không may là tư cách lưu trú sắp hết hạn và có thể không kịp cho đến khi kết quả xét duyệt gia hạn tư cách lưu trú được trả về. Tuy nhiên, trường hợp này không bị coi là lưu trú bất hợp pháp, nếu bạn nộp đơn xin gia hạn trước ngày hết hạn, bạn được phép ở lại Nhật Bản thêm 2 tháng kể từ ngày hết hạn. Tuy nhiên, nếu bạn nhận được thông báo từ chối cấp phép tư cách lưu trú trong thời gian 2 tháng đó nghĩa là tư cách lưu trú của bạn sẽ hết hạn vào thời điểm nhận thông báo, Cục quản lí xuất nhập cảnh sẽ yêu cầu bạn nhanh chóng rời khỏi Nhật Bản. Bạn sẽ có 30 hoặc 31 ngày (với tư cách lưu trú “hoạt động đặc định”) để chuẩn bị về nước. Bạn có thể nộp đơn đăng ký lại trong thời gian đó và sẽ được gia hạn ở lại thêm 2 tháng trong thời gian chờ kết quả, nhưng việc này chỉ áp dụng với trường hợp tư cách “hoạt động đặc định” 31 ngày. Do đó, nếu bạn không có thời gian để chuẩn bị đầy đủ cho việc đăng ký lại thì đừng quên bắt đầu chuẩn bị các thủ tục gia hạn càng sớm càng tốt nhé.

Cán bộ tư vấn thủ tục hành chính có thể là người đại diện làm thủ tục xin cấp visa lao động

người tư vấn pháp lý
Photo: PIXTA

Thông thường, người đăng kí phải đến Cục quản lý xuất nhập cảnh để xin tư cách lưu trú, nhưng vì người nộp đơn chủ yếu sống ở nước ngoài nên luật pháp cho phép người ủy quyền thực hiện các thủ tục này. Người ủy quyền được luật pháp công nhận trong trường hợp này là luật sư hoặc cán bộ tư vấn thủ tục hành chính, được thông báo với Cục quản lý xuất nhập cảnh địa phương có thẩm quyền. Vì người ủy quyền đều đã được đào tạo và vượt qua các bài kiểm tra theo quy định, cũng như đã từng tham gia nhiều vụ việc quản lý lưu trú nên họ có đủ kiến thức về quy trình nộp hồ sơ và các tài liệu cần nộp. Nếu bạn cảm thấy không chắc chắn khi phải tự mình làm các thủ tục bởi các lý do như quá bận rộn, không có nhiều thời gian; hoặc là phía công ty tuyển dụng không có nhân viên chuyên xử lý hồ sơ cho người nước ngoài thì việc sử dụng dịch vụ (mất phí) của cán bộ tư vấn thủ tục hành chính chuyên về tư cách lưu trú là một lựa chọn đúng đắn. Những cán bộ tư vấn thủ tục hành chính hay luật sư được đăng kí là người ủy quyền này đều có giấy chứng nhận tư vấn ủy quyền nên bạn có thể kiểm tra chứng chỉ đó trước khi quyết định sử dụng dịch vụ.

Văn phòng dịch vụ hỗ trợ thủ tục hành chính đã kiểm duyệt nội dung bài viế

IVY Associates
Sứ mệnh chính của chúng tôi là hỗ trợ bạn đạt được các mục tiêu cá nhân và công việc thông qua dịch vụ về thủ tục thị thực và quản lý nhập cảnh.
Với gần 10 năm kinh nghiệm làm việc tại các hãng luật quốc tế và văn phòng luật về di cư, chúng tôi sẽ mang đến cho bạn những giải pháp tốt nhất về vấn đề di cư và kinh doanh.

Trang web: https://visaimmigration.jp/

 

Thông tin trong bài viết được cập nhật tại thời điểm công bố