이것만 읽으면 누구나 마스터할 수 있다! 일본어 비즈니스 메일 작성법과 보내는 법, NG 사항 등 총정리

앞으로 일본에서 일할 예정인 분들도 이것만 읽어두면 자연스럽게 일본어 비즈니스 메일을 쓸 수 있습니다. 지금 당장 바로 사용할 수 있는 예문과 주의점, NG 사항까지, 한 번은 꼭 읽어둬야 할 일본어 비즈니스 메일에 대한 내용을 총정리해 보았습니다.

일본어 비즈니스 메일

먼저 알아둬야 할 7가지 기본 룰!

일본에는 독자적인 비즈니스 메일 룰이 있으며, 상대방에게 불쾌함을 주지 않도록 매너를 지켜야 합니다. 이에 소홀하여 첫 문장부터 상대방의 기분을 상하게 하면 일에 대한 신뢰도 잃게 됩니다. 그러므로 일단 먼저 아래의 7가지 기본 룰부터 확인해 둡시다.

1) 제목: 본문의 내용을 간략히 알기 쉽도록 전달할 것

제목은 무엇이 알고 싶고, 무엇을 전달하고 싶은지를 20자 정도로 일목요연하게 정리해 작성합시다. 제목이 너무 길면 메일을 보냈을 때 제목 끝부분이 잘리기도 하니 조심해야 합니다.

직장인들은 하루에도 수십 건에서 수백 건의 메일을 처리하므로, 메일을 열지 않아도 내용을 알 수 있는 제목으로 작성하는 것이 매우 중요합니다. 그렇게 하면, 메일을 받은 상대방이 우선순위를 정해, 보다 합리적으로 일을 할 수 있고, 내용의 이해도 훨씬 빨라지기 때문입니다.

예를 들어
‘○○社の件(○○회사 관련)’
‘研修の件について(연수 관련하여)’
등의 제목은 메일을 열기 전까지 내용을 알 수 없기 때문에 NG입니다.

‘〇〇社 見積もり確認依頼(○○회사 견적서 확인 의뢰)’
‘ビジネスメール研修(10/15)実施のお知らせ(비즈니스 메일 연수(10/15) 실시 안내)’
등, 메일을 열지 않아도 내용을 알 수 있는 제목을 붙입시다.
또한 중요한 안건에 대해서는 [重要(중요)], [要返信(회신요청)] 등의 단어를 붙여 다른 메일과 차별화하는 방법도 있습니다(남용 주의).

2) 수신인: TO, CC, BCC를 틀리지 말고 잘 구별해 사용할 것

이들 모두 동시에 같은 메일이 보내지므로, 수신인 설정의 의미를 잘 파악해 둡시다.

TO: 담당자, 자신과 직접 메인으로 업무를 주고받는 상대
CC、BCC는 메일 내용을 파악해 두었으면 하는 상대
CC(Carbon Copy): 수신인 전원의 메일 주소가 보임
BCC(Blind Carbon Copy):다른 수신인의 메일 주소, 이름이 표시되지 않음

자신과 관련 있는 관계자라도 수신인끼리 서로 안면이 없는 경우에 CC로 메일을 보내 버리면 정보 누설이 될 수도 있으니 주의해야 합니다. 예를 들어 고객 전원에게 CC로 메일을 일괄 발송하는 등의 실수는 신입 사원에게 자주 발생합니다. CC로 할지 BCC로 할지 감이 잡히지 않는다면 상사와 상의하도록 합시다.

3) 수신인 명: 이름 외에 기재해야 할 것

[개인(혹은 한 명)에게 보낼 경우]
상대방의 ‘회사명, 부서명, 성명’순으로 기재합시다.

株式会社○○
△△部
部長 山田 太郎 様

주식회사○○
△△부
부장 야마다 타로 님

 

직위가 있는 사람은 이름 앞에 직위를 적습니다. 이름은 풀 네임을 알고 있다면 더욱 정중한 인상을 주지만 모른다면 성만 적어도 괜찮습니다. 다만, 이름 마지막에는 꼭 ‘様’를 붙이도록 합시다. 일본에서는 제3자에 대한 경의, 존경의 마음을 담은 ‘존칭’을 사용하는 것이 상식입니다. 참고로, ‘부장님(部長様)’ 등, 한국과는 달리 직위 뒤에는 ‘様’를 붙이지 않습니다.

[여러 사람에게 동시에 메일을 보내는 경우]
○○会社
△△部各位

○○회사
△△부 각위

 

수신인 전원의 이름을 열거할 필요 없이, ‘各位’를 적어 보냅니다. ‘各位’란 ‘여러분’이란 의미로 ‘様’는 따로 붙이지 않아도 됩니다.

[단체에 보내는 경우]
개인이 아닌 단체 앞으로 메일을 보낼 때에는

○○会社
△△部御中

○○회사
△△부 귀중

이렇게 작성합니다. ‘御中’란 개인 앞으로 메일을 보낼 때 쓰는 ‘様’와 같은 의미입니다. 참고로 개인에게는 사용하지 않습니다.

 

회사명, 이름을 틀리는 것은 매우 큰 실례입니다. 변환 실수, 오타 등, 발생하기 쉬운 실수는 몇 번이고 확인하도록 합시다!

4) 서두: 인사말로 정중하게 시작하자

사내, 사외, 상황에 따라서도 내용이 각기 달라집니다. 본문에 들어가기 앞서 서두 뒤에는 ‘자신의 회사명’과 ‘이름’을 명기하도록 합시다.

[사외]
: いつもお世話になっております。
→ 항상 신세 지고 있습니다.
: 日頃よりご愛顧賜りありがとうございます。
→ 항상 이용해 주셔서 감사합니다.
: (早速の)ご連絡ありがとうございます。
→ (빠른) 연락 감사합니다. (답장 시)
: 先日は貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。
→ 지난번에는 귀중한 시간을 내주셔서 대단히 감사합니다. (방문 후)
: 大変ご無沙汰しております。(久しぶりに連絡をするとき)
→ 오래간만에 인사드립니다. (오래간만에 연락했을 때)
: ご不在でしたので、メールにてご連絡させていただきます。
→ 부재중이셔서 메일로 연락드립니다. (전화 등, 부재중이었을 때)
: 何度も申し訳ございません。/度々失礼いたします。(1日に何度も連絡するとき)
→ 몇 번이고 죄송합니다. (하루에 몇 번이고 연락할 때)
: お世話になります。/初めてご連絡させていただきます。/突然のご連絡失礼いたします。
→ 신세지고 있습니다/ 처음 연락 드립니다/ 갑자기 연락드려 죄송합니다. (처음 메일을 보내는 상대방에게)
: 先日はご迷惑をおかけいたしまして大変申し訳ございませんでした。
→ 지난번에는 폐를 끼쳐드려 대단히 죄송했습니다. (사과)

 

[사내]
: お疲れ様です。(お互いの労をねぎらう言葉を使用)
→ 수고하십니다. (서로 수고하고 있음을 격려하는 말)
* ‘お疲れ様’는 사내 사용 한정. 회사 외부 사람에게는 실례가 될 수 있으니 사용하면 안 됩니다.
* ‘ご苦労様’는 손아랫사람에게 쓰는 말이므로 사용하지 않는 편이 좋습니다.

 

5) 본문: 군더더기 없이 깔끔하고 읽기 쉽게 쓰도록 유의할 것

‘비즈니스 메일 실태조사 2015’에 따르면, 일본 직장인들은 ‘애매모호한 문장의 메일’을 가장 불쾌하게 느낀다고 합니다. 그 외에도 가독성이 떨어지거나 정보가 부실한 메일 등, 대부분 ‘내용 이해가 어려운 메일’에 대한 불만이 상위권을 차지했습니다. 또한, 실례되는 말이 있거나 오탈자가 가득한 메일 등도 불만 TOP 10에 들어있습니다.
반복해서 말씀드리지만, 제목뿐만 아니라 본문 역시 무엇을 전달하고 싶은지를 명확하게 하는 것이 메일 작성의 철칙입니다. 또한, 내용은 물론 상대방이 읽기 편하게 배려해 주는 것도 중요합니다. 가독성이 떨어지는 문장은 상대방에게 불쾌감을 줄 수 있다는 점에 유념하고, 아래 내용을 명심하며 메일을 작성하도록 합시다.

1. 하나의 메일에는 하나의 안건에 대해서만 기술 (안건을 많이 넣으면 혼란과 실수를 야기할 수 있음)
2. 테두리, 항목, 줄 간격 등의 서식을 적절히 활용
3. 상대방의 질문에 대한 답변 시, 인용을 활용
4. 의뢰 사항이 있는 경우, 기한을 정확히 전달
5. 담당자를 명확히 전달 (어떤 사람이 그 작업을 해야 하는지, 자사의 누가 담당자인지 등)
6. 작성 완료 후 기본적인 레이아웃이 잘 되어있는지, 내용이 일목요연하게 잘 정리되어 있는지 등을 전반적으로 확인할 것

6) 마무리 문장: 인사말로 좋은 인상을 줄 것

가장 간단하면서 대중적인 마무리 인사는 ‘よろしくお願いいたします(잘 부탁드립니다)’입니다. 이 문장을 사용하면 큰 문제가 없지만, 상대방과 여러 번 메일을 주고받는 와중에 매번 같은 인사로 마무리하는 것은 성의가 없다는 인상을 줄 수도 있습니다. 이번에는 상황에 따라 바꿔쓸 수 있는 마무리 인사말을 몇 가지 소개하겠습니다.

[일반적인 마무리 인사말]
• (どうぞ)よろしくお願いいたします。
→잘 부탁드립니다.
• 引き続きよろしくお願いいたします。
→계속해서 잘 부탁드립니다.
• よろしくお願い申し上げます。(より丁寧に伝えたい場合)
→ 잘 부탁드립니다. (더욱 정중한 느낌)

 

[거래처 등과 주고받은 안건이 일단락되었을 때]
• 今後ともご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。
→ 앞으로도 많은 가르침을 부탁드립니다.
• 今後とも変わらぬお引き立てのほどお願い申し上げます。
→ 앞으로도 계속해서 많은 이용 부탁드립니다.

[회신을 의뢰했을 때]
• ご検討のほどよろしくお願いします。
→ 검토 부탁드립니다.
• ご確認のほどよろしくお願いいたします。
→ 확인 부탁드립니다.

[감사 인사]
• 誠にありがとうございました。
→ 대단히 감사합니다.
• 心より感謝申し上げます。
→ 깊은 감사의 말씀을 드립니다.

[사과]
• 心よりお詫び申し上げます。
→ 깊은 사과의 말씀을 드립니다.
• ご期待に沿えず申し訳ございませんでした。
→ 기대에 부응하지 못해 죄송합니다.

[거절]
• またの機会がございましたら、どうぞよろしくお願いいたします。
→ 다음에 기회가 있다면 그때 부탁드립니다.
• ご期待に沿えず恐縮ですが、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
→ 기대에 부응하지 못해 죄송합니다만, 다음번에 부탁드립니다.

 

7) 서명: 자신의 연락처를 빠짐없이 전달할 것

• 회사명 부서명
• 이름 (영문이름)
• 우편번호, 주소
• 전화번호/FAX번호
• 메일 주소, 홈페이지 URL
• 업종에 따라서는 정기 휴무일, 휴업일도 기재

*********************************************
○○会社 □□部 田中 二郎(TANAKA JIRO)
〒×××-××
東京都千代田区△△ビル5F
電話 03-×××-××× / FAX 03-×××-×××
メール TANAKA JIRO@××.co.jp
**********************************************
↑이런 식으로 위아래에 기호를 넣으면 보기가 쉽습니다.

상대방에게 좋은 인상을 주는 동시에 신뢰도 얻을 수 있는 문장 작성법

비즈니스 메일 작성

1) 경어

메일로는 감정 전달이 어렵기 때문에 정중한 말을 써야 합니다. 그러므로 대화나 사적인 메일과는 달리 메일에서는 경어를 기본으로 사용합니다. 경어 중에서도 틀리기 쉬운 존경어, 겸양어를 혼동하지 않도록 합시다. 존경어는 동작을 하는 사람을 높이고 싶을 때 쓰는 말이며, 겸양어는 동작을 받는 사람을 높이기 위해 쓰는 말입니다. 잘못 사용하면 상대방을 무시한다는 인상을 줄 수 있으니, 꼭 주의해서 사용해야 합니다. 특히 틀리기 쉬운 예문은 다음과 같습니다.

자신의 상사 A의 의견을 회사 외부의 상대에게 전할 때는 겸양어를 사용
‘Aが○○と申しております。(A가 ○○라고 합니다)’ 가 맞는 표현입니다.
자신보다 직위가 높은 상사일지라도, 회사 밖의 사람인 상대방보다는 아래에 위치하기 때문에
‘Aがおっしゃっている(A가 말씀하십니다)’는 틀린 표현이 됩니다.
다만, 사내 메일의 경우, 상사 A가 자신보다 직위가 높기 때문에 ‘Aさんがおっしゃっている(A씨가 말씀하십니다)’가 맞습니다.

2) 계절 인사

계절 인사란 본문 서두에 계절이나 매달의 날씨 등에 대한 내용을 넣은 인사말입니다. 주로 감사문이나 공손한 문서를 작성할 때 사용하는 서식인데, 이를 메일로 작성할 때도 종종 사용됩니다. 정해진 문형이 있어서 월별, 계절별로 골라 인용하면 되지만, 지방에 따라서는 계절에 차이가 있기 때문에 절대적인 정답은 없으며, 자신이 느낀 대로 ‘벚꽃이 예쁘게 핀 계절이 되었습니다(桜のきれいな季節になりました)’등을 넣어도 좋습니다.

▼참고 사이트
手紙の書き方大辞典より時候の挨拶(편지 작성법 대사전 발췌 계절 인사):
https://www.letter110.net/zikounoaisatsu/
メール例文.com(메일 예문.com):
https://mail-reibun.com/kisetsu/

3) 상대방을 배려하는 말

간결하게 요건을 전달하는 것이 비즈니스 메일 작성의 기본이라고 말씀드렸습니다만, 그중에서도 상대를 배려하는 말을 적절하게 사용할 수 있는지의 여부는 일본에서 직장 생활을 하는 사회인으로서 꼭 필요한 중요 스킬 중 하나입니다. 상대방의 입장을 고려한 평범한 문장 한 줄이 상대방과의 좋은 관계를 맺는 계기를 만들어 줄 것입니다.

[예: 의뢰할 때]
• お忙しいところ申し訳ございませんが
→ 바쁜 와중에 죄송합니다만,
• ご多忙の中とは存じますが
→ 바쁘신 줄은 알고 있습니다만,
• ご不明点がありましたら、お気軽にご質問下さいませ。
→ 불명확한 부분이 있으면 언제든지 편하게 질문해 주세요.

[예: 감사 인사]
• 早速お返事をいただき、どうもありがとうございました。
→ 신속히 회신해 주셔서 대단히 감사합니다.
• 行き届いたお心配りに感謝いたします。
→ 세심한 배려 감사드립니다.
• お忙しいと思いますが、お体にお気を付け下さい。
→ 바쁘신 줄 알고 있습니다만, 몸 건강에 항상 유념하세요.

이것은 절대 금지! 비즈니스 메일 NG 모음

기껏 열심히 메일을 작성했을지라도, 경어를 잘 못 사용하거나 한자 변환 등의 실수가 있으면 상대방을 불쾌하게 만들 수 있습니다. 이번에는 실수하기 쉬운 비즈니스 메일 NG 포인트를 알려드립니다.

비즈니스 메일 실수

[메일 내에서의 호칭]
• 자신의 회사는 ‘弊社’, 상대방의 회사는 ‘貴社’ 혹은 ‘御社’로 호칭
• 자신의 회사 사람에게는 경칭을 붙이지 않지만, 상대방의 회사 사람 모두에게는 ‘様’를 붙여서 호칭
(사내 메일을 보낼 때에는 ‘さん(~씨)’을 붙이면 OK)

[NG 메일을 보내지 않기 위해서]
• 존댓말과 겸양어를 혼동하지 않을 것(자칫하면 상대방을 무시한다는 인상을 줄 수 있음)
• 메일을 빈번히 보내지 않을 것 (몇 번이고 답장을 재촉하는 것은 NG)
• 지나치게 캐주얼한 문체는 피할 것 (기호나 ^^,♪ 같은 이모티콘도 물론 안됨)
• 같은 상대와의 연속된 메일일지라도, 서두에는 ‘お世話になっております。/度々すみません●●会社の●●です(항상 신세 지고 있습니다/ 몇 번이고 죄송합니다. ●●회사의 ●●입니다)’, 말미에는 ‘よろしくお願い致します(잘 부탁드립니다)’ 등의 인사말을 꼭 붙일 것
• 너무 이른 아침이나 심야에는 보내지 말 것 (일반적인 회사 영업시간을 고려해, 8:30~19:00 정도에 보내는 것이 좋음)
• 너무 길거나 짧은 문장은 피할 것
• 답신이 계속되는 경우에는 제목이 ‘Re:’만 반복되지 않도록 적당히 변경할 것
• 불만 사항에 대해서는 가능한 한 메일보다는 전화로 전달할 것 (메일은 강한 인상을 심어주므로)
• 적당히 개행을 둘 것 (문장은 간결하고 읽기 쉽게 구성)
• 오타, 변환 실수에 주의할 것 (특히 회사명, 이름, 상품명 등)
• 읽기 어려워지므로 히라가나는 너무 많이 사용하지 않을 것

<일반적으로 히라가나를 사용하는 단어>
• ありがとうございます/こんにちは/こんばんは
• よろしくお願いします (宜しくお願いします는 NG)

<한자, 히라가나 어느 쪽도 가능한 단어>
‘様’와 ‘さま’
비즈니스 메일에서는 ‘様’로 쓰는 편이 무난합니다. ‘さま’도 틀린 표현은 아니지만 상대방과 조금 더 친한 사이가 되었을 때 사용합니다.

 

▼참고 URL
https://www.mine-3m.com/mine/news/image?news_id=15852
https://andspace.net/blog/writing170902/
https://jinzaii.or.jp/4012

복사해서 그대로 사용할 수 있는 상황 별 예문!

그럼 위 내용들을 근거로 메일을 작성해 봅시다. 이번에는 제목, 수신인 명, 서명을 제외한 서두와 5) 본문 부분의 예문을 상황에 따라 제시해 드리겠습니다. 본인 스타일에 맞게 편집하여 활용하시기 바랍니다.

[영업 (상품이나 서비스 관련 제안)]

平素は弊社商品「○○」をご利用いただき誠にありがとうございます。

〇月〇日より新商品「○○」の発売が開始されます。
なにとぞご検討のほどよろしくお願いいたします。
なお、ご注文は田中までご連絡ください。お見積もりを作成させていただきます。

何かご不明な点がございましたらお気軽にお問合せください。

평소 저희 회사 제품 ‘○○’을 이용해 주셔서 대단히 감사합니다.

〇월 〇일에 신상품 ‘○○’ 이 발매됩니다.
아무쪼록 검토를 잘 부탁드립니다.
또한, 주문 시에는 다나카에게 연락 주시기 바랍니다. 견적서를 작성해 보내드리겠습니다.

궁금하신 점이 있으시면 언제든지 편하게 문의해 주세요.

[견적서 의뢰]
先日は新商品のご提案ありがとうございました。

早速ですが田中様よりご提案いただきました新商品「○○」の導入を検討しております。
つきましては以下の内容で見積書作成をお願いいたします。

見積商品
1.新商品「〇〇」×100セット
 2.支払方法
 3.受け取り場所 弊社○○支店

見積書を参考に弊社にて予算調整等行うため〇月〇日までにいただけますと大変助かります。勝手を申し上げて恐縮ですが、ご検討よろしくお願いいたします。

지난번 신상품에 대한 제안 감사합니다.

본론을 말씀드리자면, 다나카 님께서 제안해 주신 신상품 ‘○○’의 도입을 검토하고 있습니다.
그러므로 아래 내용에 대한 견적서 작성을 부탁드리는 바입니다.

견적 상품
1. 신상품 ‘○○’ x 100 세트
2. 대금 지불 방법
3. 수취 장소: 당사 ○○지점

견적서를 참고하여 저희 회사에서도 예산 조정 등을 진행해야 하므로, 〇월 〇일까지 견적서를 보내주신다면 감사하겠습니다. 대단히 송구합니다만, 잘 부탁드립니다.

[방문, 원격 미팅 감사 인사]
お世話になっております。株式会社○○ 田中 次郎です。
本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。

○○様から頂きましたご要望、ご質問について弊社にて検討の上、
来週●曜日(●日)までに回答させていただきます。

なお、ご不明な点等ございましたらご連絡ください。
引き続きよろしくお願いいたします。

항상 신세 지고 있습니다. 주식회사 ○○ 다나카 지로입니다.
오늘은 바쁘신 와중에 귀중한 시간을 내주셔서 대단히 감사합니다.

○○님의 요청사항, 질문 등에 대해서는 회사 내부의 검토를 거친 후
다음 주 ●요일(●일)까지 답변해 드리겠습니다.

또 궁금하신 점 등이 있으시면 언제든지 연락 주세요.
그럼 계속해서 잘 부탁드립니다.

[서류 확인 부탁(사내)
お疲れ様です。○○部 △△です。

新商品○○ 販売戦略企画書が完成いたしましたのでファイルを添付します。
ご確認お願いいたします。
お忙しいところ申し訳ございませんが、
〇月〇日の会議資料となりますので修正、変更点は
〇日午前中までにご返信いただきますようよろしくお願い申し上げます。

수고하십니다. ○○부 △△입니다.

신상품 ○○ 판매 전략 기획서를 완성하였으므로 파일을 첨부해 드립니다.
확인 부탁드립니다.
바쁘신 와중에 대단히 죄송하지만,
〇월 〇일 회의 자료로 사용할 예정이라서 수정, 변경이 필요한 부분 등에 대해서는
〇일 오전 중까지 회신해 주시기를 부탁드립니다.

[미팅 검토 부탁(사내)]
お疲れ様です。○○部田中です。

新商品○○ 販売戦略会議についてご連絡します。

日時 2020年〇月〇日(〇)13:00~15:00
会場 会議室A
資料 添付ファイル

出欠連絡 〇月〇日(〇) 18:00まで(○○部田中に お願いします。)

新商品の営業活動の方針を検討する重要な会議となりますので、各自スケジュール調整を お願いいたします。

수고하십니다. ○○부 다나카입니다.

신상품 ○○ 판매 전략 회의에 관하여 연락드립니다.

일시: 2020년 ○월 ○일 (〇) 13:00~15:00
장소: 회의실 A
자료: 첨부파일

출결 여부: ○월 ○일 (〇) 18:00까지 (○○부 다나카에게 연락 주세요)

신상품 영업 활동 방침을 검토하는 중요한 회의이므로, 각자 스케줄 조정을 부탁드립니다.

마무리하며

서로 기분 좋게 일할 수 있도록 배려하는 것은 일본에서 일하는 사회인으로서 지켜야 할 중요한 매너입니다. 일을 원활히 진행시킬 수 있는 주요 도구로써 잘 활용할 수 있도록, 이번 기사를 잘 참고하여 일본의 비즈니스 룰에 맞는 메일을 작성할 수 있기를 바랍니다. 다만, 아무리 노력해도 스스로 확인이 어렵고 경어에 자신이 없는 경우에는 겁내지 말고 회사 내의 다른 일본인 동료에게 도움을 받도록 합시다.

 

※기사 내의 정보는 공개 시점의 정보입니다.